冯太川:内容管理是企业王道
2008-10-28  作者:佚名 


冯太川
美国强生公司药品部亚太区信息资讯总监冯太川

  大多数企业的管理层都不愿在内容管理上花太多的时间和金钱,因为他们总是质朴地认为如果已经拥有近乎无限的存储空间和看起来先进而完备的IT基础设施,那么又何必去担心内容管理的效率和风险问题呢?而作为强生公司在华最大的子公司,也是中国最大的合资制药企业的西安杨森,却不这么认为。

  从30%到70%

  “我在2000年规划西安杨森的SAP项目时,对老板提出的建议是:如果西安杨森要在21世纪继续保持过去十几年在中国的领导地位,那么整个企业要在结构化和非结构化内容管理方面同时做到更好--老板采纳了这一建议--于是,强生集团在西安杨森和亚太区其他分部陆续部署了SAP的ERP模块,并取得了明显收益;而在非结构化内容管理方面,我们从2002年开始实施EMC的Documentum,西安杨森通过这五六年逐步在药品的研发、注册和生产等部门的使用,不仅规避了各种风险,也充分利用和保护了企业的信息资产。” 美国强生公司药品部亚太区信息资讯总监冯太川这样回答。

  冯太川在西安杨森的ERP项目中实现了短到不可思议的几个月的项目周期、至少节省50%支出的成本控制,以及随后在销售流程优化和企业战略决策系统上的创新,正是这些年来众多媒体和分析师们所津津乐道的内容。

  除了卓越的执行力和创新力,冯太川在IT规划方面的战略眼光也非常独到。强生集团的主业之一是药品研发与生产,而药业是从20世纪70年代以来世界贸易增长最快的朝阳产业之一,预计2001-2010年间的产业增长速度在7%左右。高速增长的行业往往存在企业信息利用不充分、业务流程管理与企业发展脱节、项目投资决策和产品品种决策较为盲目的特点。而未来企业数字信息的发展趋势是:包括报表、账单、影像、电子文档、图片、音频、视频等在内的非结构化数据爆炸式增长,同时各国对企业的信息管理制定越来越严格的法规,企业在信息的利用、保护、信息准确跟踪和信息长期保存等方面存在严峻挑战。

  冯太川的战略性架构正是分别针对上述两类挑战而提出的,ERP和相关IT创新可以解决企业的结构化内容管理--充分利用结构化数据,改善销售流程管理,完善战略决策系统;而内容管理系统则可以保障占据企业数据资产70%的非结构化信息在对的时间、以方便恰当的格式、经过合理的流程提供给经过安全认证的相关人员。它让企业的信息更赋有智能,让信息的流程更顺畅、管理更准确。
 

 


  正是基于以上的战略性架构思路,当SAP一期项目结束后,早在2002年,几乎还没有同行重视企业内容管理的年份,冯太川就已经在西安杨森的药品部门开始实施企业内容管理项目,将精力从管理企业信息资产30%的ERP系统逐步转向涵盖内容管理系统的更为全面的企业信息基础架构的规划和建设。

  内容管理能做什么

  对于企业而言,所有不能以数据库形式保留和管理的信息,如财务报告、税务文件、部门文档、各种印刷品、Web页面、视频内容等现在都可以被统一、安全地管理在一个平台之上,它们被赋予了数字生命,而内容管理则跟随这些文件从生到死的全过程,以保证这些信息能够被及时、高效地利用,并在满足公司治理和法规遵从的原则下被妥善地处置。

  在冯太川看来,对中国卫生保健产品的制造商和服务提供商而言,无论从药品的研发生产环节上看,还是从药品上市后的跟踪环节看,都需要内容管理。

  从业务流程看,首先要根据信息的重要程度而对企业信息资产进行分类,将邮件、文档、Web、视频、财务信息、生产记录等不同类别的信息归类,将它们从过去不同种类的信息库中转移到统一的ECM平台上,使得这些内容的创建、修改、跟踪和业务过程中的利用变得高效、规范和严谨。药品研发生产的主要阶段中,都会产生大量的非结构化信息,而这些内容都需要利用Documentum按照其具体属性进行分类,并进行统一的管理,这样不论是试验效果记录,还是药品的申报信息及变动,都能实现高效的创建、修改、跟踪和查询。

  药品上市后的跟踪管理更加需要内容管理。众所周知,药品关系到人的生命,所以药品上市后的销售跟踪均非常严格。通过Documentum,如果某药品出现问题,生产商则能够从药品的代码上判断出其原料来源、包装日期、产自哪条流水线、经过哪些销售渠道、销售日期等信息,从而快速对问题进行处理并对病人负责。

  如果说药品追踪管理或许还可以通过ERP系统完成,那么药品在临床试验阶段,需要撰写报告给药监局登记,而这些非结构化内容就只能通过Documentum来跟踪管理。西安杨森将所有的文档报告都放在Documentum平台中,从而随时可以查阅该文档,并且有关该文档的每一个改变都将被记录。例如药品报告的页数、药品说明书的内容变动等,这些信息都是可以追踪的,而且根据不同的权限设置来决定什么人有什么样的使用权限--Documentum的访问等级分为7级,权限从低到高依次为None(无法使用该内容)、Browse(可以看到内容存在,但无法阅读)、Read(可以阅读)、Relate(可以阅读并注释)、Version(可以为该内容建立新版本)、Write(可写入,以改变现有版本内容)、Delete(可以完全使用内容,并拥有删除权限)--这一功能对中国卫生保健产品的制造商和服务提供商的重要性毋庸赘言。

  完善企业内控 规避法规风险

  2006年7月15日,由中国财政部牵头发起,证监会、国资委共同参与的“企业内部控制标准委员会”在北京的成立,这昭示了中国企业也要面对一部类似美国“萨班斯法案”的标准体系。面对这些法规,中国卫生保健产品的制造商必须早做准备,以尽早适应新的游戏规则。

  冯太川说,从2002年内容管理项目之初,他便与企业的法律部门一起推进,以使该项目的运行符合政府部门及企业自身的相关规定,做到所有定义和操作都满足法律法规的要求。例如其中会计档案法中有关税务文档的保存时间规定:各种完税凭证和缴、退库凭证15年,缴款书存根联在销号后保管2年,税收日记帐(总帐)和税收票证分类出纳帐25年。这种种不同重要程度的信息,都需要企业在一个内容管理上设定不同的保留策略,以满足差异化的法规需求。

  冯太川认为,在实施内容管理时,需要企业尤为重视的是制定一个完善的企业信息管理策略。西安杨森的企业信息管理策略是公司管理层根据总部要求制定的,其条款是强生集团从一百多年的生存经验中总结而来--要知道,能够屹立财富500强而数十年不倒并非易事,50年前与强生同列TOP500的企业,现在已经所剩无几--在冯太川看来,对于强生集团来说,这样的一套策略显然是企业的精华所在,而EMC Documentum则是帮助这一策略得以实现的重要工具。