物料收货异常控制 让企业资金更安全
2009-01-29  作者:IT专家网 Aimezheng 

  对于ERP来说,普通的流程其管理起来是绰绰有余的。让实施顾问与企业头疼的是那些异常情况的管理与控制。若企业的所有流程都能够按照ERP的流程要求来,那么ERP项目实施起来就不会那么有难度;我们实施顾问的价值也就要大打折扣了。但是事与愿违。在ERP项目的推进中,企业总会有一些比较特殊的情况发生,如没有采购单就有收货等等的以外情况。而我们ERP实施顾问就是要努力把这些异常情况拨乱反正,把他们引导到正确的轨道上来。

  笔者今天就结合自己这么多年的项目管理经验,来跟大家交流一下物料收货中的异常控制。希望这些经验,可以帮助企业提高物料收货方面的控制水平。

  异常情况一:无单进货是否允许?

  有不少的企业,都会遇到一个比较烦恼的问题,就是在没有采购单的情况下,仓库是否会接收供应商的货物呢。若按照正常的管理思维来考虑,企业是不允许在没有采购单的情况下,仓库接收货物的。因为这会加大企业管理上的风险。如采购员万一跟供应商串通起来,在采购员离职之前捞一把,那么会给企业带来很大的损失。所以,很多企业都在管理上要求没有采购单的情况下,仓库不能够接收供应商发过来的货物。

  但是这个初衷是好,可是在企业实际管理中,往往会打折扣。因为有时候因为货物比较急后者其他一些方面的原因,只要总经理或者副总一句话,仓库管理人员即使没有看到对应的采购单,仍然需要乖乖的收货。虽然在ERP系统中可以进行强制控制,没有采购单就不能够开入库单。为此,有不少企业就把这些货物当作帐外数量来处理。等到相关人员把采购单补齐之后,仓库人员再入库。这就会带来另外一个问题,就是库存数量会有一个时间上的差异。

  若企业即不能够忍受这个时间上的差异,又确实不能够彻底消除无单进货的这种情况,该如何来保障物料收货的安全性呢?笔者建议,此时,ERP项目管理员可以把物料进货单设置成两种类别。一是标准物料进货单,在单别设置成,把这个标准物料进货单设置为必须核对采购单。也就是说,在采购单审核的时候,系统会自动去核对对应的采购单,此时,若没有采购单的话,物料收货单就无法审核。二是例外物料进货单。在单据类别设置的时候,不要让这个例外物料进货单去核对采购单。如此,即使没有采购单的情况下,例外物料进货单仍然可以照常审核。而相关管理人员,平时在监督物料收货情况的时候,只需要关注例外物料进货单即可。或者给例外物料进货单多一些审核的程序。如笔者有一个客户,他们就规定,例外进货单的话,必须要由副总以上的人审核才有效。

  所以,通过这种方式,即可以解决用户无单采购的需要,又同时兼顾了企业资产的安全性。一举多得,企业为什么不尝试一下呢?

  异常情况二:进货数量超过采购数量是否需要控制?

  在实际进货控制中,还常常会发生采购订单数量跟进货数量不一致的情况。这也有两种情况。

  一是有些企业可能出于安全生产方面的需要,在下采购订单的时候,都需要供应商提供一定的数量的备品,以防止因为不良品的发生而导致的缺料停产的情况。有些备品企业是付钱的,有些则是不付的。但是,供应商往往不会这么配合。有时候出于包装或者其他的一些原因,供应商往往不能够足额按采购订单的数量来进行交货。这就使得采购订单上可能会有一些尾数而导致采购订单迟迟无法结案。

  其实,这更多的是管理控制上的问题,ERP系统也无能为力。ERP系统只能够提供一个批处理程序,来解决这方面的问题。如ERP系统中,用户可以每个月生成一份采购订单尾数未结案表。系统会自动收集符合尾数订单情况的报表,方便采购员进行跟踪。同时,用户也可以通过这个批处理程序,成批的把采购订单手工指定结案掉。如此的话,在采购订单未结案明细中,就不会显示这些尾数的未结案订单,方便用户进行管理。

  其次,就是进货数量超过采购订单数量的这种情况。实际工作中,由于供应商生产线或者包装等方面的原因,供应商的送货数量往往俄企业的采购订单数量不同。如企业的生产线,一次性可以生产1000套产品。而且要只需要980套。而且,这个产品只有这家企业需要,如标签等等。此时,供应商认为留着这个20套产品也没有用。索性就一次性发过来好了。若运气好的话,企业还会把这剩下的20套产品计算进去呢。当企业控制的不严的话,供应商就可能会占这个空子。

 

  在ERP系统中,提高了这方面的管理。如在系统单据中可以设置,进货数量不能够超过采购订单的数量。如果超过的话,则就不能够审核。不过有时候若真有这方面需求的话,则也可以理解。此时,对于超过的数量,用户就要开一张例外进货单,当作无单采购处理。虽然处理起来会比较麻烦一点,但是,至少保障了企业资金方面的安全。

  异常情况三:物料收货后发现采购订单价格有错误,该如何调整?

  笔者在项目实施过程中,有时候会发现一些物料收货后才发现采购订单价格有错误的情况。如有些企业,在平时的核对中,没有发现价格错误。而到月末对帐的时候,才发现采购订单价格有错误。此时,物料收货已经发生,有的甚至原材料已经在车间生产。在这种情况下,若采购订单价格错误会导致那些不利情况呢?

  一是可能会导致发货成本的不准。如有些企业可能是采用先进先出法或者移动加权平均法计算发货成本。此时在物料进货的时候,如果采购价格不准,就会直接导致发料成本的错误。同时,这也会影响最好产品成本的统计与计算等等。

  二是导致库存金额的错误。在月底,企业往往需要统计库存金额。若进货时采购订单价格有错误的话,那么就会直接导致其库存金额的不准。这对于财务做报表是非常不利的。

  三是会导致应付帐款的错误。因为在ERP系统中,是直接根据进货单来生成应付帐款。其实,在进货单上已经有结帐的金额。只是有时候为了安全的考虑,故意隐藏起来,不让仓库人员看到。所以,在进货单审核后,即使在采购订单上价格修正过来,结帐单上的价格仍然是原先错误的价格。而且,通常情况下,在有进货单时,也往往不能够对采购订单进行修改。因为此时修改采购订单的价格,只是价格上的更改,而对于库存金额、材料成本方面将丝毫没有用处。

  所以,从种种迹象显示,物料收货单上进货金额若出差错的话,则会引起一连串的连锁反应。遇到这种情况,该如何处理呢?笔者有如下的建议。

  一是首先需要判断自己所采用的ERP系统,有否应对这方面的独立功能。如笔者以前就遇到过一款台湾的ERP产品。他们可能已经提早预计到了用户在这方面会出现疏漏。所以,在进货单上设计了一个小功能。财务人员若发现进货金额有错误的话,则可以直接在进货单上进行单价的更改,然后针对这种进货单运行一下成本调整金额,系统就会自动生成成本调整单对库存金额与发料成本进行计算。若用户在发现价格错误的时候,在ERP系统中还没有进行成本计算,那么更加简单。系统只会对库存金额进行调整,而不会去调整对应的成本。这种解决方法是笔者认为最简单的一种处理方式。

  二是单据全部做逆向处理。若你发现ERP系统中没有上面这种调整功能的话,则就需要采取这种比较麻烦的方法。把跟这张采购单相关的所有进货单都做逆向调整处理,包括进货单、结帐单等等。然后再更改采购订单价格,再生成进货单等等。不过采用这种方式的话有一个限制,即这些交易发生月份,ERP系统还没有结帐。若已经进行了结帐,则系统会自动把这个月的会计期间冻结掉。那么这个月份的帐务将无法再进行处理。

  三是采取简便的处理方法。上面两个处理过程,都考虑到了成本的计算。若企业ERP系统没有上成本模块的话,那么处理起来就会方便许多。如可以直接在采购订单上,把价格更改过来。然后财务再开一张成本调整单,调整库存金额即可。不过这种简便方法的前提就是企业在ERP系统中没有成本计算方面的需求。否则的话,不能够采用这种方法。不然由此导致的成本运算结果不准确,不要来找我哦。