智能与商业联姻 BICC大潮涌动
2009-10-23  作者:互联网 

  很多企业的业务经理成天都被一堆毫无关联的数据折磨。虽然公司可以使用BI(BusinessIntelligence,商业智能)和绩效管理系统来收集数据,但这些系统无法保证他们及时获取到支撑每日决策所需的相关可靠数据。


  由于业务经理对收集到的数据缺乏信心,或是由于难度较大无法获得所需数据,他们经常无法将这些存在于公司的BI和绩效管理系统上的数据,应用在决策以及帮助改进企业绩效上。


  顿足捶胸之时,许多业务经理将矛头直指公司的数据管理设备和应用程序。事实上,真正的元凶绝非IT系统。如何保证数据获取的及时性、一致性,以及所获取数据的整体质量,这的确是个挑战。但要实现这些目标,首先,并且主要还是依赖业务经理。


  BI项目的成功实施需要业务用户全力协作,并在以下方面达成共识:术语定义、衡量标准、可接受的数据质量级别。因此BI项目团队的成员必须既懂业务,又懂IT,同时能致力于术语的定义、数据质量级别的衡量、优良中差标准的统一。


  但是,如果没有高级管理层的支持,BI或绩效管理系统的实施很难获得广泛的支持。如果该项目没有公司高层作为项目发起人,那么项目团队很可能会直接进入到技术评估阶段,而忽略掉基于业务方面的准备工作,而后者对项目的成功至关重要。


  Gartner咨询公司做过一次调查,调查对象是350名BI最终用户。结果显示,许多企业正在实施BI和绩效管理项目,但却注定失败。调查中,只有10%的受访者表示他们的项目由直接主管业务的公司高管发起;大多数人(40%)表示他们的项目发起人只是权力有限的业务经理;25%的人反馈其BI与绩效管理项目由公司IT主管发起;剩下的25%表示,他们的BI项目没有管理人员担当项目发起人。


  此外,该调查同样指出了许多企业普遍存在的一个问题:企业对BI和绩效管理项目提供支持的具体做法,与公司高级管理层的战略远见不相匹配。对于出现这种问题的企业,最好的方法就是拟定一个BI与绩效管理项目远期投资的系统化方案,以及找到如何从当前已部署的系统中获得最大收益的方法。


  识别公司的BI技术成熟度


  要想拟定系统化的BI与绩效管理项目的投资方案,首要一步就是评估高级管理层希望公司在Gartner的商业智能成熟度曲线上(如图《Gartner商业智能与绩效管理成熟度模型》所示)处在何种位置。公司的BI成熟度处于哪个阶段才可以为公司的经营目标提供最佳支持呢?


  有调查显示,在BI成熟度方面,89%的企业都处于战术期或关注期,其中有30%处于战术期,59%处于关注期;7%的企业已经达到了战略期(实现BI或绩效管理工具的战略用途),但还没有能够达到最高阶段持久期的企业。


  Gartner进行的面向企业CIO的调查显示,目前商业智能项目处于IT管理领域的前沿地位。但是,另外一份面向BI最终用户的调查显示,3.1%的受访者表示他们的公司仍处于成熟度曲线的第一阶段。也就是说,这些公司仍未了解商业智能可以带来的潜在收益,依旧使用电子表格收集、发布重要的绩效数据。

 


  业务经理在评估公司的BI与绩效管理成熟度时,需要清楚一点:并非所有的业务都要求企业在BI的运用上达到战略期和/或持久期的水平。有一些公司就只要求公司业务在商业智能和绩效管理工具运用上保持关注期水平。其他一些业务,由于与公司高级管理层制定的组织战略和目标紧密相关,要求全公司在商业智能与绩效管理工具的使用水平上更贴近战略期与持久期。


  在成熟度曲线处于不理想位置的企业,必须了解迈上更高一级台阶所要克服的困难。很多情况下,企业的不同流程和/或部门,其BI成熟度也不尽相同。大多数企业都会发现每一个主要的流程领域都有自己的成熟度,并且都会在BI/绩效管理成熟度提高的过程中面临诸多困难。


  在了解这些困难后,企业应当寻找克服困难的方法。成立BICC(商业智能竞争力中心)是企业克服这些困难的最佳选择。


  集中企业BI能力优势


  是否能成功组建BICC相较于其他因素,更能说明一个企业是否可能提高其BI/绩效管理工具运用的成熟度水平。BICC团队由来自业务、IT、信息等部门的人员组成,负责协商制定公司商业智能战略以及对整个组织的规范要求。


  把这些团队成员组织在一起,无论其是否直接向BICC汇报工作,他们都可以完成以下任务:


  ·制定公司的BI远景规划;


  ·制定实施BI与绩效管理所必须遵循的标准;


  ·监督并管理相关项目的资金;


  ·向BI与绩效管理技术的最终用户提供培训;


  ·指导公司范围内的数据采集和数据管理。

 


  组建BICC是企业迈出的重要一步,不可轻视。期望在BI/绩效管理的运用方面达到战略水平的企业,必须思考BICC所带来的收益。


  对于想组建BICC的企业,我们提供了七个最佳实践的建议,可帮助它们取得最大投资回报:


  1.动态规划BICC。这一点最为重要。支持商业智能与绩效管理工具的应用,就需要时刻关注公司的业务、人员、流程、服务和技术(包括应用程序和基础设施)。而这几点全都是建立在公司的企业经营目标基础之上的,而企业经营目标又随时间的变化而变化。因此BICC要根据公司业务的变化,以及人员的需求进行相应调整。


  与此同时,公司的服务和应用的技术也会不断改变,推陈出新。新供应商不断出现,而之前的供应商可能会由于各种原因而退出。不同的供应商所推出的服务和产品组合也不尽相同。BICC的成员需要监控这些变化(这些变化可能会影响到其工作)。同时,BICC团队需要相应调整其成员构成、成员数量,以及成员的角色和职责。


  2.邀请并随时调整BICC发起人。为商业智能和绩效管理提供的支持,很大程度上源于企业经营目标,通常也是集团级的目标和标准。因此,非常有必要邀请公司的高层领导作为BICC的发起人,对BICC提供指导和要求,并对BICC进行管理。他还要大力推广BICC的工作成果,和其他高层管理者共同采纳BICC的成果,并激励BICC争取更大成绩。


  3.确保团队成员来自跨职能部门,并经常性地调整成员构成。这两点有异曲同工之处。BICC的理念本身就强调组成跨职能部门的团队,要求成员构成广泛,包括公司的业务用户、分析师,和熟悉相关技术的人员。跨职能部门人员构成与成员定期轮换的特点,可以促进应用软件与工具在公司的大范围推广,使得商业智能带来的好处在员工间口口相传,潜移默化,并且有力推动强调“数据分析”的企业文化建设。


  4.事先规划BICC关注的焦点问题,包括公司的业务、人员、流程,与技术。随着公司战略的发展,随着不同用户使用到BI与绩效管理服务,以及随着BICC越来越成熟,BICC所关注的焦点问题可能会发生变化。


  例如,在“企业建立BI与绩效管理远景”以及今后的“BI与绩效管理运用”阶段,BICC应当更加关注战略、人员、流程、评估标准、准备的充分性,以及使用效果评估,而不是技术。而在“规划”与“实施”阶段,BICC关注的焦点应当是流程、架构、选择服务与技术的供应商、技术的研发与整合,而不是人员与企业战略等问题。


  5.制定一个基于业务的BI优先级列表。这些问题可以帮助企业决定BI实施的优先级:何种评估方法可以对企业战略和目标产生最大的影响?哪个人/团队会对我们实现目标产生最大的影响?这些人需要启动哪些流程来对我们的企业经营目标产生最大的影响?哪些数据会对我们的企业经营目标产生最大影响?有了这样的优先级列表,BICC可以更加积极、主动地应对公司不同部门的战略以及战术需求。


  6.提供反馈意见的途径与进行答复的平台。为推动企业文化和业务变革,BICC需要与各部门保持沟通。因此BICC需要为业务用户、IT人员、分析师,以及管理人员创造条件,让他们能够顺畅地反馈运用BI和绩效管理工具过程中的问题。具体的方法有:创建一个电子邮箱,用来接收发往BICC的反馈意见;与其他部门召开非正式会议,讨论一些最佳实践;发布有关BICC的最新报道。这样,BICC可以在某些具体事件(或潜在事件)恶化为真正的问题之前将其解决,了解最新的商业机会和技术,发展潜在的BICC成员。

 


  7.推广成功经验,评价取得的成果。BICC需要跟踪其在业务层面所带来的长短期影响,进而精确评估BICC对整个公司的影响;第二,BICC需要善于发现并记录所带来的点滴收益,例如绩效的改进和流程效率的提升;第三,评估所提供服务带来的可感知的用户价值;第四,总结并记录哪项服务作用明显,哪项不明显。


  为提高BI工具的用户使用率和接受率,BICC必须投入85%(以上或至少75%)的精力用于非技术性的工作。例如,为用户提供培训;推广实践技巧、方法、工具和应用软件;通过提交给管理层的工作报告、面向用户的最新报道,以及跨职能部门的用户团队,宣传BI与绩效管理工具取得的成果、改进和影响力。


  评估BICC对技术运用的影响


  Gartner进行的面向BI用户的调查显示,拥有BICC的企业,其所收集的数据很少发生系统间或部门间数据严重不一致或数据不完整的情况。未成立BICC的企业,大多会将工具、应用软件和数据保存在“筒仓”中。许多没有成立BICC的企业刚刚开始解决这些系统的兼容性问题。


  BICC有助于企业做出有关IT和业务的决策,因此拥有BICC的企业会为推动企业战略的用户在商业智能方面提供最佳支持。而没有BICC的企业,只能利用收集到的数据提供一次性的战术级别的决策支持。此外,所在公司成立了BICC的受访者中,有60%表示公司中有大量的用户使用商业智能工具推动企业战略。而所在企业没有BICC的受访者中,仅有30%表示了同样的观点。


  最后一点,成立了BICC的企业更加注重开发有效保障数据质量和可用性的流程。拥有BICC的企业,在制定和强制执行数据管理制度方面的效率是没有BICC企业的两倍。另外,在调查涉及的企业中(包括成立了和未成立BICC的企业),有40%表示,他们对数据的内部控制权限非常有限,而且数据还经常被误读,甚至是为了迎合某部门的需要而被篡改。


  在可预见的未来,数据的完整性、一致性和质量问题,仍将是企业所要关注的重点问题。单纯强调BI的技术缺陷,并从技术上寻找“数据统一访问”的解决方案,无助于问题的解决。因为没有业务用户的参与,BI问题是无法解决的。


  成功企业会重视BICC的组建,会邀请业务部门和IT部门具有适当技能的代表参与BICC团队。一个行之有效的BICC可以帮助用户确定业务核心和业务承诺。借助它,企业能帮助最终用户获取必要的数据,并保证数据的一致性和高质量。