挖掘ERP投资潜能 数据质量=ERP成功
2009-11-02  作者:互联网 

  ERP的成功实施在很大程度上与数据质量密切相关。数据质量高意味着ERP系统内的数据将发挥所有预期功效。借助一家虚拟公司的CEO和CIO之间的邮件对白,你也许能更清楚数据质量的重要性,并知道在什么情况下应采取什么解决方案。


  当听到别人谈及ERP方案时,你会发现他们的话题多数聚焦于业务流程重组。ERP软件在改善员工接受订单、生产、发货和开票效率中确实发挥着重要作用。


  但是,ERP的价值不仅仅体现在整个企业价值链的集成业务流程中。如果无法集成支持这些流程的数据,ERP系统实施将陷入绝境,永无翻身机会。时过数年、耗资数百万之后,许多企业依旧倍感挫折:因为其ERP投资并没有给业务管理带来新起色。


  在由ERP系统捆绑之前,每个独立的流程均拥有各自的一组主数据,这些数据必须通过集成来释放ERP的价值。主数据实体包括客户、供应商、产品、原材料及其他文件。


  ERP项目的成功实施在很大程度上与数据质量密切相关。


  数据质量问题涉及到不完整、重复、不正确、不一致和错误分类的记录。这些记录将导致订单处理不当、库存和采购管理失效、新产品上市时间滞延、业务处理效率低下、业务绩效管理不可靠、业务风险加大等不良后果。


  从广义上来讲,数据质量高意味着ERP系统内的数据将发挥所有预期的功效。除了传统意义上的质量含义之外,真正的数据质量还包括合理集成主数据。


  尽管如此,主数据集成仍然是众多ERP方案事后才会考虑的做法。企业坚信其在处理这些问题时完全遵循了ERP实施中的“数据加载”步骤,但是这种方式往往会低估企业获得高质量、集成化数据,以助实现ROI目标的重要性和复杂程度。如果数据在新系统中的准确性和及时性无法获得普遍信任,项目注定会以失败告终。


  我们虚构了一家名叫WexfordWidgets的公司,通过解读它的CEO和CIO之间的几封有代表性的邮件,探讨企业在预实施或升级ERP阶段必须应对的几大挑战。

 


  创建主客户账户


  发件人:托尼,WexfordWidgets公司CEO


  收件人:比尔,WexfordWidgets公司CIO


  主题:合并开单


  比尔,


  对于客户要求合并开单一事,我们该如何处理?你知道的,一些大客户几年前就已经在抱怨我们总是开出不同的发票给他们,每张发票对应他们在我们这里开立的一个记账账户。我们想通过人为方式截取这些发票,并将它们合并成一张发票,但这种方法似乎不太奏效。


  客户不仅埋怨收到一大堆杂乱的发票会带来种种不便和麻烦,还认为我们对批量采购折扣信息的掌握不够准确。这种现象不仅挫伤了客户的积极性,同时也耗费了我们大量的时间和资金,来人为调整这些发票。我希望你能推荐一个有效的行动方案来解决此问题。


  托尼


  发件人:比尔,CIO


  收件人:托尼,CEO


  主题:关于合并开单


  托尼,


  非常感谢你向我提出这个问题。我们新版的ERP系统支持将部分账户合并成一个单一账户,这个账户可以包含多个发货地址。此方法应该能够解决大部分问题。


  不过,我们如何判断目前哪些账户确实归同一客户所有?我的下属已经做过分析,他们发现许多账户使用的联系地址、公司名称等均各不相同,但是却代表着同一全球客户的附属机构或部门。所以要想识别所有这些重复的账户,并将之归入到一个“主”账户中,还真不是一件容易的事。而且,就算客户同意我们按照这种方法对他们的账户进行合并,也还是很难实现。我需要对此方案进行进一步探讨,一有结果会马上告诉你。


  比尔


  我们可以从邮件中发现,Wexford采用不同的系统处理不同的业务职能,并且针对企业内不同业务部门的同一业务职能采用单独的系统。公司希望能够通过实施单一的ERP方案,来统一所有系统。而事实上这一流程极为复杂,因为企业对如何集成当前各个系统中的主文件并消除重复记录这一问题,根本就无从下手。


  Wexford希望从其ERP实施中收获的益处之一,是优化客户数据处理,包括针对每个客户开具单一发票的能力。大客户迫切需要一张单独的综合账单来简化支付流程,并对其与Wexford的资金往来进行追踪。在多数情况下,这些客户已经与Wexford签订了批量采购折扣协议。他们担心如果摆在面前的是一大堆分开的账单,将可能无法获得协定中的最优惠价格。


  借助ERP系统实现上述业务需求的惟一途径,是公司能够找到一种对账户进行“分组”的方法,识别由同一公司开立的所有账户,尽管这些账户具有不同的公司名和联系地址。一般情况下,账户都是按照这些客户所在的附属公司名称或不同部门名称来创建的。

 


  Wexford的客户主数据可能遍布多个不同系统。每个不同的原有系统均可能拥有单独的客户主文件。要想对这些客户主数据进行整合,则意味着必须对主文件中的所有账户进行识别,确定哪些账户归属同一客户,并可归纳至单一账户,同时还应考虑到客户公司内部的结构。


  客户数据集成解决方案(CDI)有助于企业对客户账户进行调整,创建一个具有相同性质的“主客户账户”。这个主账户交叉引用了Wexford应用程序系统中所有代表同一客户的账户信息。这意味着Wexford只要对链接到同一客户的各个账户中的销售情况进行简单汇总,即可准确追踪公司对这些客户的总体销售态势。健全的CDI解决方案还将支持多个客户层次,允许Wexford轻松对自己在客户企业结构中各层面的销售情况进行追踪。


  应对主数据管理中的难题


  发件人:托尼,CEO


  收件人:比尔,CIO


  主题:多付的返利


  比尔,


  鉴于你对公司能否准确支付大客户返利部分的金额这一焦虑,我已经要求财务部门分派人员根据合同中的返利与折扣规定,对公司实际支付款额进行抽样审核。


  结果非常出人意料,至少可以这样说。我们发现抽样检查中,几乎所有客户都说我们在计算折扣与返利时,并未将客户的全部采购信息包含在内。当他们抱怨说没有得到合理折扣时,我们根本无法向他们出示一份完整的报表来核实双方所有交易。最后,为了让客户满意,我们不得不尊重客户的说辞,返利金额完全由他们说了算,或者想方设法进行协商。还有,我们在查账过程中发现,多付的返利和折扣数目还不小。毫无疑问,我想我们需要想办法尽快解决这个问题。你有什么建议?


  托尼


  发件人:比尔,CIO


  收件人:托尼,CEO

 


  主题:关于多付的返利


  托尼,


  我已经对此问题进行了研究。我们需要将所有属于同一客户的账户连接起来。我们不能强制每个客户只开设一个账户,因为他们可能需要设立多个账户来满足不同地域的需求。但是,我们必须能够识别出哪些账户确实由同一公司开立。我觉得我们可以尝试使用客户数据集成解决方案来应付这一棘手问题。这样,我们可以使客户账户管理更加合理,为新ERP系统提供更高质量数据。这一方案的关键是CDI技术目前尚未纳入ERP项目预算内。我已经要求小组人员着手调查,他们将告诉我大致费用。


  比尔


  显然,如果企业无法将客户账户连接起来,严重的运营风险将不可避免。Wexford目前的状况将导致其与客户的关系不断疏远、僵化,因为客户会担心无法享受到应有折扣和返利。由于Wexford无力为此提供有利证明,这些客户就会要求另外付款,而Wexford在多数情况下总是会多付给他们。许多ERP实施项目没有及时解决主数据管理或客户数据集成中的各种问题,公司直到在测试期间或系统投入运营后碰到问题才手忙脚乱,正如Wexford目前的状况。


  数据加载和迁移所耗费用通常不会超过ERP实施项目预算的10%。项目管理人员认为只要简单地将数据从原有系统加载到新ERP系统中就完事了。然而,此想法大大低估了将清洁集成数据加载至新系统需耗费的精力。


  事实是,数据清洗、迁移、加载和集成通常需要消耗整个ERP项目30%以上的投入。这远远超过10%的常规预算。结果,许多项目陷入数据加载问题或其他数据驱动危机的紧要关头。


  CDI解决方案通过对Wexford的业务交易进行准确审视,了解哪些交易在同一客户身上发生,无论该客户拥有多少不同的账户,进而帮助Wexford合理评估每位客户的业务信息。这样,不仅客户可以从Wexford获得单独且(准确)统一的账单,Wexford也可以明确了解到他们根据客户采购量所支付的折扣和返利金额是否准确无误。


  解决其他关键问题


  收件人:比尔,CIO


  发件人:托尼,CEO


  主题:数据质量改善计划


  比尔,

 


  太好了,我们的客户数据集成计划成功了!该计划真正帮助我们改善了数据质量,让我们认识到新型ERP系统投资的整体优势。真希望我们从ERP项目一开始就构建了这一系统!


  我要向你和你的团队表示感谢,是你们发现了CDI正是项目成功所缺少的要素,并快速决策,找到了解决办法。CDI方案让我们对客户有了更好的了解,成功改善了数据质量。我再次代表Wexford对你表示衷心感谢!


  托尼


  收件人:托尼,CEO


  发件人:比尔,CIO


  托尼,


  不用谢,这是我应该做的。


  比尔


  许多企业很容易误入这样一种陷阱中,它们自以为现有数据能够充分支持业务运营,其数据质量符合ERP系统需求。每套旧系统都会有一定的瑕疵,但是系统中的冗余和不一致数据(相对于其他系统中的数据而言)不会影响到单个系统的正常运作。如果Wexford能够从全局角度审视这些系统的功能,就会发现困扰自身的数据问题。


  但是,当数据被锁定在单个应用程序中时,企业将很难发现这些数据问题。Wexford通过将业务流程链接到综合ERP应用程序中,即可将潜在数据问题拒之门外。借助CDI解决方案,诸如Wexford之类的企业都可以充分释放ERP投资的最大潜能。


  同样,企业在选择CDI解决方案时还应谨慎考虑其最终目标。事情远不像简单地从众多解决方案中进行挑选,或者决定哪种解决方案更能实现准确结果这么简单。搜索引擎的处理性能也是一个关键环节,它决定为了实现最终目标价值,系统应具备的运行速度。