业务流程管理优化企业协同办公
2009-02-05  作者:宋成玉 

  当前,很多办公自动化系统都还停留在“流程自动化”的阶段,而要将“流程自动化”上升为“流程协同化”,就需要借助BPM的管理思想。

  在Gartner公布的“2008年十大战略性技术”中,业务流程管理(BPM,BusinessPerformanceManagement)位居前列。BPM的目标就是管理优化核心流程,提高企业应变能力,从而降低运营成本、增强获利能力。

  当前,办公自动化系统(OA)在各类企事业单位中都得到了广泛的应用,普及度较高,但应用水平还有待进一步提升。很多办公自动化系统都还停留在“流程自动化”的阶段,而要将“流程自动化”上升为“流程协同化”,就需要借助BPM的管理思想。

  将BPM管理思想应用在协同办公中,可以实现以下目标:

  1.自动归档:避免了文件丢失,方便查询。

  2.流程透明:事件的提报人可以实时了解流程中每个环节参与人员的指令与建议,清晰定位整个事件审批的状态。譬如,在业务模块的流转过程中,提报人可以随时查看各部门建议、修改意见以及查看领导的批示结果;同时,提报人也可以依据透明流程,对相关环节做好沟通汇报。

  3.责任明确:登录系统后,在最明显的位置上出现待办事宜,并根据处理时限出现红绿灯提示:临近处理时限,就会有黄灯提示;一旦超过处理期限,就会有红灯报警。并且在处理事件时,必须明确表明自己的态度。

  4.协同管理:集团企业各业务部门、管理部门在事件处理中没有延误、没有借口、快速反应,走流程已经成为习惯,提高了决策反应能力。

  行政办公、人力、财务等以工作流管理为核心的企业管理信息化,正在由OA发展为现在的“协同办公系统”。特别是对集团企业而言,涵盖了集团、子公司经营管理的大量流程,如办公室相关的审批流程、固定资产管理、合同管理、人力资源管理、市场促销管理、项目申报管理、安全管理等。

  这些流程的应用方便了业务办理,提高了工作效率;同时收集了大量文档数据,记录了谁需要什么样的信息或者服务,如何得到这些信息或者服务,如何深入挖掘各种有效信息资源。笔者认为,可以对以下这些问题进行量化,并利用BPM思想对流程进行分析优化,从而更好地满足企业运营需求:

  1.流程的复杂性:统计每个流程的环节数,如果流程的环节过多,很容易出现“人人都签字、人人都不负责”的情况。

  2.流程的工作效率:统计每个流程的流转时间、全部流程的平均流转时间,监控重要流程、复杂流程的工作效率。

  3.流程中每个岗位环节的工作效率:统计每个具体环节的流转时间、平均流转时间。

  4.流程中角色的工作复杂性:在企业的实际管理中流程的负责部门与信息系统中每个流程的重要角色如何分工与匹配。

  5.部门或公司的应用情况:统计各公司所属模块的绝对数量和流转时间,评价各公司对系统的使用情况,制定相应的推进措施。

  6.意见类型:统计个人和角色在所有流程中的审批意见,计算“不同意”意见的比例。

  7.工作时间:统计起草和审批时间,各时间段的审批量。