企业操作思路怎样跟ERP的一致
2009-04-22  作者:IT专家网 郑峰 

  在ERP实施过程中,实施顾问最大的希望就是企业的操作思路跟ERP的思路一致。如此,一方面,可以减少项目的培训成本与二次开发的成本;另一方面,还可以降低项目的实施风险,让用户更加容易接受ERP系统。

  但是,想让用户按ERP系统的套路行事,是一件非常困难的事情。有时候,若用户确实有其特殊需求,那也只好服从其需求;但是,有时候用户所提出的需求是假的,也就是说,用户自己也不知道自己为什么要这么做,就在不了解系统的情况下,认为这是自己的个性需求,ERP必须满足,可是,随着ERP的实施深入,企业才发现以前所谓的用户个性需求,是站不住脚的。

  一次,我在给一家客户实施ERP项目、需求调研的时候,企业仓库用户跟我说,他们在入库后需要按供应商来查询库存,需要按供应商来发料。什么意思呢,如一个零件有两个供应商,则在查询库存时,他们需要知道这个材料两个供应商的库存分别为多少;同时,在发料时,生产部门领料人员也会指定要发哪个供应商的物料。听了这个需求后,我非常疑惑,用户为什么要这么做呢,生产部领料员有这么大的权力决定使用哪个供应商的材料?这其中又隐藏着什么呢?

  后来,经过我跟他们的沟通,发现原来是物料编码存在问题。用户所说的同一个品号不同供应商的物料,其实不是一模一样的,有些比较细微的差别。如可能这些物料上刻有供应商的名字,而客户有指定要哪个供应商的材料;如可能不同供应商的零件采用的原材料有点差别,虽然外观上没打的差异,但是,从质地上,通过一定的工具,可以检测出两者的差别。总之,这用一个品号表示的不同供应商的物料,其实,不是一个物料,是不同的材料。照理来说,这不应该用一个代码来表示,而应该用不同的编码来表示。跟客户协商后,在不改变原来的编码结构的前期下,进行了改进。如原来该物料的编码为六位编码,如PCH001。现在若存在客户所说的这种情况的物料,则在后面再加2位数字,以示区别,如PCH001-01。而一般的物料仍采用六位数字编码,如此,也可以非常直观的看到,那些物料在发料时,要区别彼此之间细微的差别。

  可是,在后续实施的时候,用户还是想在领料单上能够显示供应商的名字。这是为什么呢?难道上次的解决方法不能解决用户的实际问题?我就跟用户沟通了,问他们为什么要这么做。他们的答案,差点没把我气晕过去。他们说,他们已经都是这么做的,已经习惯了。我晕。我只好耐下心来,继续跟他们沟通,给他们演示系统,让他们明白以后不需要再区分供应商来发料了。费了我不少的口舌,才说服他们。

  从这个案例中,可以看出,若想要说服用户按ERP的套路办事的话,要注意以下几点。

  一、在用户不了解系统的情况下,提出的需求很可能是错误的需求。

  用户由于以前没有接触过信息化管理,所以,很容易把他们以前手工操作的习惯与观念带到信息化管理系统中去。就如同上面那个例子中,用户对物料编码错误的认识。其实,用户提出的这个需求,在系统中也是可以实现的,如通过物料属性或者批号管理,都可以实现用户提出的发料按供应商发、库存要区分供应商的这些需求。但是,若按如此操作,根本没有必要。若没有经验的顾问,就会完全按照用户的意思来处理。

  其实,当用户提出自己的需求时,我们不应该只看表面现象。而应该通过现象看到本质。看看为什么用户会提出这个需求,是在什么背景下提出的。然后,我们再来分析这个原因,看看这个原因是否合理,是否符合信息化管理的趋势。通过对这家客户的需求背后原因的分析,我们就可以发现,用户这个理由是站不住脚的,不同的物料,怎么可以用一个编码呢。这明显违反了一物一码的基本原则。若按用户的要求,把两个不同的材料按用同一个物料编码,那以后会出现大麻烦。还不如现在趁早,长痛不如短痛,在一开始,就把物料编码修改过来,如此,就可以一劳永逸的解决问题了。

  所以,对于用户刚提出的个性需求,实施顾问不用忙着给与解决方案。而是要耐心的跟用户沟通,了解问题背后的原因。只有如此,实施顾问才能给出切实可行的处理建议。

 

  二、要转变用户的操作观念。

  冰冻三尺,非一日之寒。用户可能以前一直在进行一些错误的操作,如上面这家用户,企业在发料时,在发料单上不得不注明供应商名字;在他们手工的库存表上,也不得不把物料根据供应商的不同而进行区分。如此,工作量明显要再加很多。如此做,那些同一个品号不同物料,可能确实不同,那如此做还是值得的;但是,有些同一个品号虽然有不同的供应商,但是,不同的供应商送来东西,是一模一样的,或者说完全可以相互替代,根本没有区分的必要。但是,发料制度、库存管理制度是统一的,结果不论什么物料,都按供应商进行了区分。这就导致增加了很多无谓的工作,增加了库存管理和发料管理的复杂性。结果,把一号两物的问题解决了,由于用户以前操作观念的影响,他们还是担心会出现问题,要求按以上的操作方式进行处理。

  遇到这种因错误认识所造成的用户不理解,作为ERP实施顾问,不能光讲理论了,理论上的解决方法对于用户来说,不敏感,用户觉得太过于空泛。为此,实施顾问应该拿起系统,通过系统功能的演示,让用户明白,他们所担心的问题已经不存在了。

  这里注意一点,就是最好不要通过行政命令强制让用户服从,如此,只会让他们口服心不服。若不能解开他们的心结,他们会耿耿于怀。在时间允许的情况下,要耐心的给用户演示系统,让他们清楚ERP系统是如何帮助他们解决问题的,让他们打消顾虑,只要按ERP的套路行事,就不会出现问题。

  三、什么才是适合企业的解决方法?

  条条道路通罗马。一个问题的解决方案,往往不只一种。有时候,用户提的解决方法也许也是一种比较可行的解决方法,在ERP系统中,也可以实现。就如同这家客户,按不同的供应商来区分库存与领料的需求,在ERP系统中也是可以实现的。如ERP系统若支持批号管理,那就从采购开始到库存、到发料、到出货,都可以按供应商的不同来区分相同的物料。也就是说,根据最后成品的生产批号,就可以查到生产这个产品用了哪些供应商的物料。所以,在查询库存时,根据批号就可以查到某个供应商的某个零件的库存是多少;在发料时,也可以按批号来区分供应商。还有的ERP系统,提供了物料属性管理功能,如开源的COMPIERE系统,通过属性管理,可以比批号管理,更简单的实现这个需求。

  但是,我们要注意,虽然条条道路通罗马,但是,距离是不一样的。一个问题虽然有不同的解决方法,但是,解决问题的成本是不一样的。作为一个优秀的实施顾问,不光光是找到可行的解决方案,还要给用户找出,那一种解决方法更加适合企业,成本最低。曲线救国,是在不得已之下,才给出的解决方案。在一般的情况下,要给用户找出解决问题的捷径,最好能够直线到达,不需要绕来绕去绕。

  我记得我在面试ERP顾问的时候,那时,是实施总监给我面试的。他就像我提了一个问题,说若用户的需求跟ERP流程冲突的时候,是该服从ERP系统呢还是企业需求?若没有从事过ERP实施的人,可能会凭着客户至上的观念,认为应该以企业的需求为准。其实,这是非常错误的。这个问题的正确答案应该以ERP流程为主。只有在跟客户沟通无效后,才能按照企业的需求来办事。

  所以,企业用户若找到一个ERP合作伙伴,若实施顾问一味的迁就你的需求,那用户不应该感到庆幸,相反,应该多长个心眼了。我个人认为,ERP实施的正道,还是要按ERP的套路来行事。