CIO关注:如何才能普及协同办公
2010-04-09  作者:李伟 

  

  第四届中国IT技术趋势大调查活动于2009年10月5日启动,历经1个多月的时间。在线调查期间,受到了来自IT168网站旗下三大企业级社区ITPUB、IXPUB和ChinaUnix.NET(以下简称CU)以及其它合作网站的网友的极大关注和积极参与。


  目前调查已经完满结束,所有的数据都在后台整理和统计之中。本次网上调查共回收调查问卷31,704份问卷,其中合格问卷为25,775份。由于三大企业级论坛网友及合作社区的大力支持,今年回收问卷数量较去年增加了近33.2%,合格问卷的填写数量较去年增加了8.3%。由于今年的调查增加了一些新的调查领域,因此参与的人员数量较去年稳步有升。


  本次调查的内容涉及:中国IT人才发展环境、企业信息化、企业安全、服务器、存储、网络技术、云计算、虚拟化、移动开发技术、项目管理工具、数据库与BI应用、数码复合机、安防产品技术等13方面的研究成果,这些将最终形成了《2009-2010年IT技术应用趋势调研报告》,并将整合到《2009-2010中国IT应用技术蓝皮书》中,于2010年2月份通过IT168企业频道及其下属论坛发布。


  《企业用户使用协同软件的普及程度》调查以“拥有协同办公系统”,“没有协同办公系统”为基数。调查的结果显示,“拥有协同办公系统”占到了整个调查的27.7%,“没有协同办公系统”占到了72.3%。


  从调查的结果分析来看,现阶段国内很多企业还没有应用协同办公系统,对于协同领域来着,随着市场的竞争及企业现代化信息化的应用,未来协同领域将会有很大的增长空间。


  “内部沟通”和“资料共享” 成CIO应用协同的主要原因。在企业中CIO对协同软件的需求,主要是用来“内部沟通”和“资料共享”。


  随着企业的发展,传统的管理模式已经不能在适应,如企业规模一般比较大,一般的文件审批经过多方面的管理手续,耗时又耗力。困此必须要有一套电子化的办公流程来简化传统的办公管理模式,这也是企业的CEO要求CIO必须要做的。


  从协同应用角度看,协同主要应用于几个方面:“内部沟通”、“资料共享” 、“公文流转”,“行政审批”,“知识管理”,“远程办公”,“企业门户”等。“内部沟通”是应用最为广泛的部分,主要运于内部沟通,不同的部门,不同的人员都要以在同一个范围内进行有效的信息沟通,及时的掌握了解企业内发生的最新动态和信息;


  “资料共享”的公文收发、日程安排、通知公告、档案管理、共享资源管理等等,是办公的主要应用范畴。而公文流转主要基于动态的衬时把文章下发或者签署,侧重于效率等管理;


  从现状来看,目前协同在企业应用当中并没有得到有效的普及,那么影响企业CIO普及的因素分析又有哪些呢?


  1、协同产品不成熟


  现阶段在协同领域的IT服务商因实力有限开发出的协同产品虽然难满足大部分企业协同的需求,但无法满足企业的个性化需求。有些IT服务商甚至把其它企业的协同管理进行拷贝后,未加工处理就运用在另一家企业过程当中,使协同的产品无法满足CIO及企业协同办公的需求,导致了CIO对于很多的协同产品商不是很认可。


  另外一个角度来看,协同本身就是为了更好、更快、及时有效的配合工作,但有些协同产品在设计方面没有统一的规划、设计比较粗糙,产品本身就不是很成熟,而且协同在信息系统中占用的比例比较少,因此,企业对于协同的认识及重视程度远远没有ERP等大型系统重视程度高,导致了越是“份量”少的项目,越容易失败的局面。 进一步开发满足企业需求的协同产品,满足企业的个性化需求,才能保证CIO运用。


  2、协同实施能力比较低


  从协同领域来看,国内协同领域的市场比较广,在国内协同厂商并不是很大, 一般也就是百人左右的公司,而且协同项目又比较小,因此,几乎每个协同厂商的实施能力和大型厂商企业的实施能力无法比拟。综观目前企业实施协同信息化过程中存在的问题,可以发现,很多企业在实施信息化过程中,存在着很多的误区。如信息孤岛,实施的能力低,也是造成协同无法大面积普及的一个重要因素。 所以, 在实施信息化的过程中,为了避免盲目性,必须有一套科学、规范、有效的评价体系来评价企业实施信息化的能力,从而有利于企业了解自身。


  3、企业应用计算机水平有限


  由于对于计算机水平的掌握有限,虽然现在是信息时代,但目前还存在企业领导、员工对于计算机应用水平不是很高,这需要领导和员工去学习计算机,由于人员素质的不同,直接导致了企业应用协同的不是很普及,尤其是企业的领导层。信息化是“一把手”工程,如果领导不支持信息化工作,那么更不要说企业的协同了, 企业的信息化根本法完成。


  因此,作为企业信息化的负责人CIO,在应用协同时, 一方面要把协同的产品选好,简单易用、具有可操作性、又同时能满足企业的个性化的需求,还要负责企业领导及其非IT员的培训工作。

 


  协同落地策略


  在目前的情况下,企业CIO在实施协同时,一方面需要根据上述模型客观地认识本企业目前在协同所遇到的问题,另一方面,应该在现有工作的基础上,避开企业协同的误区,采取正确的协同对策。


  1、 需求持续增长第一位


  国内协同软件专业厂商的推动和我国信息化建设的发展,出现爆发性增长态势。通过信息化投资来增加企业生产率,提高企业核心竞争力,以是企业发展的必然。如今,协同软件以具规模,将继续保持高速增长态势。按照赛迪顾问的预测,协同软件将保持约20%的年度复合增长,将在2012年达到41.72亿元的市场规模。


  2、明确协同在企业发展中的重要地位


  协同本身在企业中起到 “资源共享”,“公文流转”等功能,简化了企业过去繁琐的管理流程,因此,CIO一定要及时的澄清告之企业领导的重要性, 对于企业来讲运用协同是为了提高企业的效率,虽然在实施的过程当中会有各种各样的问题,但最终的结果是要解决企业的管理上的问题,因此, 在运用协同时,必须要明确协同在企业发展中的重要地位。


  3、CIO积极推动协同的落地


  协同本身具有产品小、快速实施快等特点,作为CIO必须要让企业的协同快速的落地,对于中小企业来讲,协同的实施周期不应该超过三个月让企业在很短的时间内看到最好的价值,而大企业在实施协同时最好不要超过半年,这是CIO所必须要承担的IT使命, 同时也是协同在企业中落地的根本保障。无论是协同还是信息化项目,都需要CIO去积极引导或者推荐来帮助企业走上信息化的快速列车。


  延伸阅读


  什么是协同?


  所谓协同,就是指协调两个或者两个以上的不同资源或者个体,协同一致地完成某一目标的过程或能力。而所有有助于协同的软件都可以称作是协同软件。从概念上可以得出,协同并不是新生事物,它是随人类社会的出现而出现,并随着人类社会的进步而发展的。当技术从人们日常生活和商业社会的边缘逐渐成为核心,人们就越来越需要技术能够提供更多的东西。作为一个新的软件热点,“协同”概念有着更深的含义,不仅包括人与人之间的协作,也包括不同应用系统之间、不同数据资源之间、不同终端设备之间、不同应用情景之间、人与机器之间、科技与传统之间等全方位的协同。


  协同是指元素对元素的相干能力,表现了元素在整体发展运行过程中协调与合作的性质。结构元素各自之间的协调、协作形成拉动效应,推动事物共同前进,对事物双方或多方而言,协同的结果使个个获益,整体加强,共同发展。导致事物间属性互相增强、向积极方向发展的相干性即为协同性。 研究事物的协同性,便形成协同理论。