国药控股零售ERP项目经验交流
2011-08-25  作者:国大药房高级副总经理/章戈 

  整个ERP项目对于国药控股和中国医药集团来讲,都花了非常大的精力,在大的框架上做了非常仔细的规划,我作为一个执行者和项目的经历者,投入到该项目中,也感受到了该项目带来的非常大的好处。国大ERP信息系统从计划、运营、分析、协同等多个层面进行设计,实现零售一体化的运营模式。

国大药房高级副总经理 章戈


  关于国药控股国大药房


  国药控股国大药房有限公司前身是上海国大药房,是国药控股股份有限公司旗下零售业态的总部,成立于2001年,是一家全国性的大型药品零售连锁公司。最开始仅3家门店,2004年上海国大门店150家,以上海国大为基础成立面向全国的零售平台。到2011年4月底公司门店网络横跨15个省、市、自治区,公司门店数量达到1600余家,员工数量近1万人。我们的发展目标是为中国医药零售业第一品牌,成为中国医药健康产品零售业领航者。


  在中国药品零售市场发展环境中,市场集中度低,2010年行业前三强的销售额只占整个市场的5.76%,行业极度分散,整个市场39万余家要点中单体药店就达到15万余家,大型连锁发展潜力巨大,面对这样的环境,国大药房预计今年将实现30亿的销售额,将占市场第二名。在如此竞争激烈的医药零售市场中,近5年来,国药国大通过整合中国医药旗下的药品零售连锁公司和并购一些民营连锁药店,保持了快速发展势头,销售额实现了翻番。销售额增长的同时,门店数量也实现了快速增长,增长了近2倍,网络遍布中国15个省市,在20余个中心城市设有门店,从2005年的400余家增长到2011年的1600多家。


  ERP项目的建立背景和项目介绍


  伴随着公司的快速收购和发展,给信息化整合工作带来巨大挑战,因为几乎所有的公司都是收购来的。每个省带来的系统都不太一样,在全国一共有6套系统,分别是上海和宁夏的CMS系统,沈阳和天津的紫云系统,杭州的中保系统,北京的英克PM4,深圳、广州,广西的英克PM3,扬州的讯博。这些系统有的已经过多次的二开发,加入了很多个性化的需求;有的是原来的公司已经没有了,运维多少有点问题,但总的来讲还比较稳定。很多后续的开发已经不能满足现在业务的需要和脚步,只能维持现状,但面对不同区域的不同系统,总部要完成跨区域的数据整合,几乎是不可能的,实现总部控管肯定也是不行的。即使是满足现在收集数据的要求也是勉强维持,所以总部要有很多人整天来整理数据。


  因此,国大药房急需要一个完整的系统去整合,实现面向全国的ERP系统,同时还要兼顾到各个区域不同的药监局的特点,做到大一统,完成战略匹配,协同。同时处于医药零售行业,跟其他零售行业有很多不同之处,比如批号管理,不是简单的显示号码,批号后面有很多的逻辑,跟普通商品序列号是不同的。其次几乎所有的医药企业,都会走批发业务,但国家有规定零售就是零售牌照,批发就是批发牌照,因此在系统实现时,零售仓库和批发仓库,零售和批发的流程都会不一样,这些都给系统实现带来更多的必须考虑的问题,要实现支持医药零售专业性强的系统。


  国大的ERP项目是引进IBM咨询进行的,项目进度从项目准备阶段,分析阶段,设计与建立阶段,集成阶段,实施阶段,运维支持服务。使用的是IBM用方法论,在这个项目过程包括搭建和推广时候都用这个方法论来做,确实还是很有用。首先在项目开始。我们确定了如下目标:


  1、实现门店、区域、总部信息的全面集成与可追溯,建立一体化运营系统架构;


  2、建立总部、总部到区域,区域内部进、销、存业务流程的高效、完整闭环管理;


  3、实现国大药房内部的财务一体化管理,并为国药控股一体化财务管理奠定基础;


  4、实现财务、业务一体化管理,建立核心业务流程与财务流程的完整对接;


  5、实现主数据管理权限统一,为国大药房未来对战略资源的整合管控奠定基础;


  6、建立从战略到运营的核心管理维度,建立完整的管理经营分析报表支持决策。


  整个项目阶段从业务需求调研、流程调研和业务专题研讨的分析阶段开始,到设计与建立阶段,做到库存管理、财务管理、销售管理、采购管理、基础数据管理、技术接口等方面的解决方案和业务客户化、财务报表客户化等方面的功能设计。在集成阶段,有客户化单元测试和报告,业务功能集成测试脚本和报告,财务数据转换策略制定,POS数据转换策略和大量数据收集。在具体的实施阶段,做到各部门各模块的模拟切换测试,包括最终用户培训和操作手册,都是十分详尽的规划和实现,只有这样严密的项目管理下,才最终实现项目上线,实现业务一体化的目的。


  本人作为整个的ERP项目经理,目前上线后还在做推广工作,到目前位置有6个区域和总部有上线。在整个项目实现过程中,我有从头到尾都经历过,因此也有很多感想和体会。首先从软件中看到,我们会考虑国外的零售企业是如何运作的,公司的资源是门店和仓库,所谓的地点,指挥这些地点进销存业务的是供应链的部门,商品可以在地点间自由的流动,目的是为了更有效,价格管理是到地点,策略是通过地点组的定义,管理和法人实体是脱钩的,通过财务一体化的方式来体现财务的科目数据变化。关于品类的概念,品类凌驾在所有实体之上,品类的设置决定了预算和管理的纬度,公司的策略体现在品类的策略中。关于下一步实施的方向,地点中复杂逻辑的补货,高级的仓库共同运作的功能。


  在实施应用新系统时候,为了达到标准系统,就对以前的旧系统进行改变,比如对RETEK实行了对批号管理,批发销售,流程各方面的改变。对英克来说,增加一些管理功能,门店的补货的动作。MA仓库内部逻辑较小,接口改变较多,还有EBS流程改变的以后带来的接口的改变。


  从ERP给我们带来的业务变化中,其优点主要有:


  零售管理支持。包括价格体系,商品管理,品类管理,返利管理,实现流程完整,财务业务一体化


  仓库专业软件,职能化仓库,这是一套非常专业的仓库软件。


  一体化的架构,包括业务一体化,财务一体化,跨法人的系统


  比较新版的POS


  支持大一统的维护体制


  职能报表的架构


  当然也面临一些现实问题所带来的缺点,有主机硬件的挑战,上线成本较高,仓库设计要求,门店硬件,网络区域到总部网络要求大。同时报表系统尚需完善,因为管理要求高,主数据繁琐,动态数据繁琐或工作流缺少等造成上线要求高。对运维来说,也有接口繁多,批处理多,数据质量要求高,业务对系统依赖大等问题。因此面对以上问题,目前的解决方式是通过公司的规模客服,成立主数据组,并培养自己的团队,做到全国统一的运维体制。


  ERP管理要求和启示


  ERP本身中有很多基本的管理理念,因此在系统实施过程中,对管理体系要求提出很高的要求,要求做到核心系统决策、专业系统执行的专业分工,支持对不同地点的不同策略,但发起在核心系统。要求管理者基本思想确定,明确门店的市场形象是什么,商品政策是什么,促销方式是什么,只有清楚了这些方面,供应链如何安排。


  在品类管理方面,要求做到全国统一的分类,明确品类绩效指标,制定各品类的负责人,并确定品类和地点结合的定价策略,最后做到品类要求报表和最终效率。因此对管理精细度的要求较高,比如在定价体系中,需要做到各种价格的目标不同,包括进价、配送价、考核价,从到全国、到区域、到门店各种价格的纬度不同的使用。在直送方式上,实现到区域的直送,直退,总部发起的直送,门店发起的直送。


  在管理规范性的也需要有明确的说法,包括门店商品关系、商品是否批号管理、商品是否称重商品、进价的问题、需要的规范流程、勾单的问题、门店的日结、门店的负库存等问题。做到系统功能增加而要求的流程和主数据流程的改变,在返利、接收者成本调整、商品、供应商、客户、法人帐套、门店实现线外流程要求。


  国大ERP通过系统实现,实现全国集成的系统,总部的服务器大集成,网络布局的支持。关键实现了区域、供应商地点、组织架构、仓库到仓库的难点。采用六层多维度考核,门店自由组合,分类统一,打破法人区域限制,同时商品设置区域属性考虑区域特性,成为凌驾于法人之上的架构和品类的全国一体化的有力工具。


  ERP高级功能的实现


  国大成立了面向全国零售的信息共享服务中心,实现共享服务中心与当地信息技术负责部门分工明确,共同做到从实施开发、系统运维、基础服务、服务管理、绩效评估各方面的工作,从总部、二级配送中心到区域门店实现信息技术共享服务中心运作模式设计,实现将来成立面向全国零售的信息共享服务中心。


  现在一期项目在进行中,高级功能规划上线的基本设想也已经开始,主要包括有战略财务计划、战略品类计划、品类明细计划、供应链计划四个方面。在商品财务计划方面,计划高层关键业务指标,如销售、利润、库存周转,自动将这些指标转换为中层管理人员和执行人员的KPI,用于监控和考核,如控制库存的周转,确保销售指标的达成,季中将计划值与实际值进行对比,发现问题,及时调整。在品类计划方面,基于多个特性进行门店分群,分析客户细分,依据销售目标确定品类策略和SKU组成,在单品/门店层面优化品类组合和空间,确定最优的门店空间分布,确定最优的排面。在可视化门店空间和货架陈列计划方面,基于品类管理中门店空间和货架排面的计划结果,指定门店布局图和货架陈列图,支持与CAD的双向无缝集成,支持3D的门店浏览,直观的KPI(如销售、评效)显示,在门店层面有效推动和执行总部的品类策略,如陈列创意、促销,提供门店端的协同工具,提高门店合规率,并改善门店与总部的协同。最终通过拉式自动补货建议ROQ,考虑约束,时间序列补货,多层级的供应链体系,推式的配合计划方面实现供应链计划流程。


  最后强调一点,在未来全国一体化管控的模式下,会发现某个门店有多个仓库可以供货,同种商品会在多个门店多个仓库供货,这时仓库与仓库之间的流动会非常自由,供应商也来自全国甚至全世界,仓库的分布密集,在这时仓库的物流成本必须达到最节约的成本才会做到最有竞争力。因此在优化多级配送计划以及执行上要考虑供应链上的各种约束,同步需求和供应,考虑供应链所有节点上的各种订单类型和约束,所有供需决策中都以消费者为核心,做到端到端的集成,高度自动化,做到协调和优化供应链,满足客户需求。所以未来供应链的规划是非常重要,也是非常高级的部分,这是零售行业IT未来发展的方向。所以,我觉得零售IT是非常有意思的行业,零售IT也是非常有希望的行业。