探索中国CIO人才现状 | 第四季调研报告
医药企业集团化管理信息化方案探讨
2013-04-27  作者:恒瑞医药信息总监 王卫列 
 
 
  恒瑞医药企业的情况我就不多说了。2012年中国医药企业协会有两个相关排名的公布,一个是中国最具竞争力的医药企业,恒瑞排第三。另一个是最具价值的上市公司,恒瑞排第二。我们信息化建设的主要内容有以下几个:一是集团式的网络应用平台。二是集团管理信息化系统,集团财务、预算、BI和ERP、各分子公司的ERP。三是分销和客户关系管理系统。四是协同办公系统OA。五是研发CMS管理系统、临床试验ETC系统。还有生产赋码和物流配送等等。
 
 
 
恒瑞医药信息总监 王卫列  
 
 
  信息化是一个复杂的问题。2008年12月我陪董事长到美国考察医药企业,看到美国医药企业的研发投入都是在15%-20%,而IT投入在10%-15%之间,说明国外大企业对信息化还是非常重视的,而中国的医药企业每年对信息化的投入平均在销售收入的1%-2%,是比较低的。为什么要搞信息化?在今天,这个问题已经不用再问了。但是如何搞企业信息化,仍是中国医药企业面临的难题。是先规划后建设,还是边建边规划。是选SAP,还是选国内的ERP软件等等都有不同的观点。实际上信息化过程中很重要的事情,就是要IT系统支持企业的发展战略,增加内部的管控,提高企业竞争力,降低企业发展中管理的风险。
 
 
  过去十年,很多企业都开始一些尝试,从ERP的建设走向集团化管理信息系统的应用。去年下半年到现在,我看了七八家大企业,各行业的都有,非常值得我们学习和借鉴。实际上我们的做的集团管理,从研发、生产、销售到医药用药的关联信息系统,从产业链来考虑信息化的发展和系统建设。我们是和浪潮在ERP、集团管理方面进行合作的。实际上坦率地说,我也研究过SAP,功能很强,就是太贵了。
 
 
  我觉得医药企业能对企业的业务流、信息流、资金流用信息系统进行管理,并且管好,管到这么多,已经真的不错了。美国金融危机之后,中国的产业经济从去年的下半年到现在是下行的,今年一季度医药市场也是开始往下走。如果能把一个企业基本的业务管理管好,不要出现问题,能够稳定地发展,就不错了。以前大家谈企业如何发展,从今年开始可能要谈如何生存,以后可能谈怎么保本,宏观趋势摆在这儿,医药企业竞争压力很大。特别是今年国家新的基本药物目录的公布,很多药进入了基本目录,药品市场价格必然下降。在以仿制药为主的国内市场,招标和降价盛行的情况下,企业效益可能会下降,对外企也不例外。除非创新药和出口到国际市场,否则享有药品单独定价的美好日子已不再长远了。在这种情况下,企业就是在发展和生存之间来回地摇摆,管理好企业发展将成为一个重要事情,信息化的作用就会体现出来。
 
 
  这里也涉及到企业的发展战略问题,一般分三类:一个是业务扩张性型,不计成本去扩张,效益体现慢,企业都存在管理上的风险。第二是财务控制型的。企业把成本、费用控制得很严,以获得预期利润,但是这种方式会导致市场发展得很慢。另外一个最重要的,是战略型发展的,突出重点发展市场,讲究管控确保效益,基于上面两者之间,扬长避短,发挥企业的技术、产品优势,取得最佳效益,这是各个企业面临的战略状况。
 
 
  我们的集团管理主要注重三个方面:一个是集团财务管理,管到分子公司。二是预算申报、管理系统,对各部门资金使用进行管控。三是BI系统,业务统计分析,相当于决策支持。医药企业信息化最重要一个内容是对销售、分销进行有效管理,所以我们在ERP运行后建设了分销管理系统。2001年我们做信息化的时候,恒瑞跟现在的很多医药企业一样,销售不到四个亿。我是2000年加入恒瑞的,第一个职位是销售总监,当时没有分销,销售和财务的数据不一致,老是打架。财务数据以到帐为准,而销售认为只要对方答应汇款,即使汇票没到,也算资金回笼了。我们后来从分销开始,做了整体的信息化系统,也就是ERP。ERP做了之后,又出现很多的分支机构,上海恒瑞、成都恒瑞,那你怎么管理呢?我们又上了集团管理。这上面可以看出,如果没有恒瑞的信息化建设支持,恒瑞发展的可能也很快,但是我认为效益绝对没有这么好。
 
 
  今天信息化建设到了这个程度,公司业务的90%,都在信息化系统的覆盖之下,可以说ERP系统不能停半小时,OA系统不能停5分钟。应用多了,信息化的风险也在增加,因此信息化建设必须要从安全的角度考虑规划,必须有备份与容灾体系。大家看到我的头发白了,搞信息的没有头发不白的,每天睡觉前都在想着这么多的系统,万一遇到一点安全问题,该怎么处理?
 
 
  从效率上来分析,恒瑞非常支持管理创新,把企业资源整合和集成之后,实现管理的创新。借助ERP系统,我们每一分钟都可以看到市场的销售数据,发货的情况和生产业务流程进展的情况。集团财务把费用使用管控到位,这对恒瑞处于快速发展中是非常重要的。生产效率提高了,流程也得到了优化,特别是我们现在有四个地方、五个工厂,如果不搞信息化,根本没法进行网络化管理。而且实现了业务流、信息流和资金流的关联和一致,这是我们总结的一个情况。
 
 
  恒瑞的效益也明显增加,已经连续近十年成为连云港市的纳税第一大户。信息化极大提高了管控水平,我认为对于企业来说,发展的快不重要,发展快的过程中管理好很重要,可以避免失误。
 
 
  我觉得回过头来看信息化,一是很重要的要结合企业战略规划来做信息化规划与建设。二是信息化管理要到位,系统要实用、好用。企业管理很容易说,但是在现实的过程中,如果有一个信息系统来保障,这样才容易发现问题。
 
 
  今天谈到的内容比较多,信息化是一个企业发展的基础。信息化建设有三部曲,首先业务的标准化,然后有管理的规范化,最后才是应用计算机系统的建立管控系统。作为企业,要注意考察软件厂商的技术能力和行业的实施经验,要重视信息系统的规划。我们中国式的企业发展最大的问题是没有规划,或者说规划变化很快。最后,企业信息化一定要重视信息系统的安全与灾备。
 
 
  最近,国家药监局新的GMP规范涉及的"计算机化系统的管理"一章节草案正在征求意见,我们也看到了。2005年在苏州,集中了三个省市上海、浙江和江苏的药监局和企业,曾讨论过一个计算机系统的管理与认证章节草案,后来没有发布实施,主要考虑西部的企业、中药企业很难进行计算机系统的规范验证。这次的讨论稿完全参考了欧盟GMP对计算机系统的认证要求。
 
 
  2011年恒瑞一个注射剂通过了美国FDA的认证,是中国首家通过针剂剂型认证的企业。在2009年到2011年,我们进行了完整的涉及FDA检查相关计算机系统的验证。通过这个过程,我们理解了认证的一些要求。检查官最后写总结的时候,对方要我回答了这么一个问题:一个是恒瑞还没有做计算机系统的验证,第二个是恒瑞做了计算机管理系统的验证,但是某些方面可能需要改进。我选择了第二。计算机系统的验证对未来的中国企业,特别是希望进入美国和欧洲市场的企业,在质量保证体系方面有很好的保障作用。