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哈药“特色”财务共享建设及优化
2019-11-04  来源:CIO发展中心

本文由CIAPH根据哈药集团财务共享中心负责人于汇在CIAPH中国行哈尔滨站会议演讲整理

共享服务,诞生于上世纪80年代,最早在美国福特公司,随着近40年的发展,目前共享服务的实际应用范围,逐渐由财务业务扩大到IT共享、信息化共享、HR共享等。财务共享是共享服务的起源,也是当前很多企业在建设的重点项目,其关注热度有增无减。在CIAPH联盟中国行系列巡展哈尔滨站会上,哈药集团财务共享中心负责人于汇分享了哈药集团财务共享的实践,同时也详细介绍了优化的方向。

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哈药集团 财务共享中心负责人 于汇

一、财务共享的背景及服务理念

共享服务开端于上世纪80年代,诞生在美国的福特公司,源于财务共享服务。随着近40年的发展,共享服务实际应用的范围逐渐扩大,由财务业务发展到IT共享、信息化共享、HR共享等等。同时,由国外企业向国内迅速蔓延。近年来,财务共享的价值在企业管理中愈发凸显,各行业的头部企业都在积极探索财务共享中心的建设。

财务共享是把分散于公司各业务单元的相同的、重复性的业务,通过流程梳理和标准化,依托ERP信息系统及电子影像系统进行集中财务处理,使得业务单元的管理者有更多的时间和资源集中关注其核心任务。

信息化的发展支撑了财务共享中心的建立和稳定运行,推动了业务转型:以前业务部门和信息部门交流模式是单点单线联系,现今逐渐变成网状的交流模式。,财务团队的每个人和信息部门有了充分的交流和沟通,基于此,在财务共享中心的建设实践中,是协作共赢的为前提。

财务共享中心借助标准流程和信息系统,统一核算口径、提高处理效率、提升核算质量、降低核算人工成本,提升服务水平与服务标准,为公司内各业务单元的财务管理、经营决策、业务支持提供更为专业、及时、可靠的数据支持。

二、哈药集团财务共享服务中心实践

1、哈药财务共享服务中心建设历程

2016年,哈药集团开始建设财务共享服务中心(以下简称财务共享),聘请专业的咨询机构进行财务转型设计。共享是用信息化的方式代替人的工作,使得释放出来的人员去做更有价值的业务支撑、决策支撑等分析工作。2017年随着ERP的上线,财务共享也开始作为ERP的一个子模块参与ERP整体蓝图设计;2018年7月,ERP正式上线,共享中心也正式成立,人员到岗工作;2019年,完成上线首年年结工作,逐步完成系统的优化和升级,定期开展系统学习培训,依据税改政策、会计准备变化调整系统配置。

2、财务系统解决方案

财务系统架构以主数据为基础,包括销售、采购、生产、人力等模块的数据,分为三个层次:

基础层次是交易处理,通过共享平台实现了销售业务、采购业务、财务业务、资产报账、费用报销、付款业务等业务的搭建,同时在ERP系统通过AR、AP等模块承接前端的业务梳理,结合OA系统实现了审批流管理;结合影像系统实现了影像管理、发票管理以及相应的会计档案管理;结合BYTTER系统实现了收款管理、付款管理、资金池管理、票据池管理。

报表管理层是通过基础交易的数据实现的,包括对外合并的报表披露,同时在ERP系统中也可以实现成本计算单、费用明细表、账龄分析表、资产负债表、利润表、现金流量表等分析类数据。

决策支撑层是在报表管理的基础上,提升到BI分析实现的,主要包括出具单产品价值链、业务监控与分析、共享中心运营情况的处理。

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3、共享平台搭建方案

共享平台主要由前中后三个平台组成:

前台系统,通过SSF的平台实现整体业务,哈药集团的员工可以登录平台实现日常费用提交和报销。前台和OA做了相关的接口联系,即专业的设置交给专业的系统做。OA上是一个便捷的审批过程,设置三级审批,报销过程中涉及审批的相关事项都会在OA中进行;平台也和影像系统进行对接,通过影像系统实现自动查看、自动验证和自动认证功能。可以通过发票的扫描实现自动查处,保证提报电子发票时不会重复提报;也和税务局进行了联网,通过扫描发票上的信息,可以自动查验发票的真假。在联网之后,业务人员不再需要提供税务局的查验证明,即可通过系统自动验真,因为在之前的税务系统中需要勾选认证,这是每个税务会计日常的工作,现在在扫描发票之后,可以到税务局的网站上自动认证,税务会计只需要在每月月底时核对两边的数据,确认即可,减轻了财务人员工作量。

中台系统,同样用SSF实现整体业务,主要针对员工的操作,实现的功能主要有以下:首先,整体业务的推送和流转,通过系统自动推送员工提报的单据,财务人员不需要再与提报人联系;整体任务时管理,对于集团型的企业,不再分公司、分业务处理各种报销单据,其报销标准、审核要点都一样,不需要为每个公司指定固定费用会计进行审核;系统的自动流转,单据被推送之后,按照审核要求一步一步完成。每完成一步系统中就会有实时的标识,提报人员可以清楚地了解到报销进度。其次,财务的高效化,通过岗位和角色配置,把所有的业务单据通过作业池的方式展示,实行抢单的模式,即每推送一个报销申请,财务人员可以主动申请,谁先申请成功谁来跟进该单据的报销,未来也会与绩效挂钩,充分的调动财务人员审核的效率。第三,整体信息联查、审核单据量的排名、绩效管理等相关的数据的输出,可以清晰地了解共享中心运营的状态。

后台系统通过核心的ERP系统,与总账GL模块、应收AR模块、应付AP模块、费用T&E模块、资产AA模块、资金TM模块对接,整体的数据源自业务的提报,财务人员只需要按照公司制度、要求、税务会计准则等相关的要求审核,整体审核之后自动生成会计凭证,减轻了财务人员的工作量以及输入会计科目代码时出现的差错。

4、业财一体化

财务业务一体化的基本思想是,将企业经营中的三大主要流程,即业务流程、财务会计流程、管理流程有机融合。因此,分为三个层面:第一层面是最核心的经营业务层。它有销售、仓库、生产、供应商的整体数据,实现了业务数据、单据信息的流转。通过经营层业务的正常运转自动形成财务数据,实现了自动记账;第二层面是财务核算层面,基于生产执行获取成本核算相应的信息,实现财务核算,基于业务的流转和运行形成财务数据;第三层面是决策支撑层面,在财务记录的基础上,通过信息手段,把财务核算中的关键数据提升到决策支撑层,通过销售利润表、产品价值链、获利能力的分析、产品成本的分析,以及成本中心相关费用的分析,为领导层和各个业务层提供财务数据,整体实现业财一体化。

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5、数字化转型成效

哈药财务共享中心的在高层的战略指导下、在企业各级人员的支持下,历时近2年,目前取得了一些成效,主要是以下几个方面:

人员成本的降低:在共享中心建设之前,财务核算人员大概是近200人,成立之后整体下降了60%左右。

效率的提升:以前从申请报销到完成大概需要6天时间,共享中心上线后,单据处理时效2天就可以完成,而其中共享中心操作的时间只有2个小时,其余的时间用在领导审批和业务流程等;收付结算时间的减少,实现了系统自动对接,收付款推送到收款时的系统中,业务人员可以实时看到所有的收付款记录、相应的销售回款、供应商的退款,然后进行相应的业务认领,付款结算24小时内完毕;报表月结时间提升,共享中心上线后统一月末最后一天结账,能做到在月初3号提供所有企业报表,在5号提供集团公司报表。报表月结时间提前了两天,更加及时的为领导提供数据。

流程的再造:原先的财务流程依托于人员的传递,共享中心建立之后,很多工作都由系统进行查验和比对,一级流程15项,二级流程42项,三级流程122项,纳入共享93项,保留本地29项,在共享范围内执行的流程占了76%。

业务的支持:财务结果均来自业务数据的生成,财务数据能逐层钻取、穿透查询至每一项基础业务,实现了财务数据和业务数据的口径一致和实时统一,实现了精细化管控智能化核算,财务人员能够更及时的响应业务需求,通过业务的运转,及时的反馈、生成财务数据,对业务进行指导和调整;数字化运营,通过统一的标准核算,统一的业务流程以及统一的审批流程,为各业务单元经营提供更为专业和更为可比的数据支持;平台化共享,共享模式能够支撑公司的战略扩张和不断发展,财务核算,资金核算、税务申报等全业务财务共享平台,使得新增、并购的公司规范、标准、快速对接进入公示财务体系。协同化的服务,把员工报销、合规的要求内嵌于信息系统中,通过系统进行控制,通过流程进行管理,让员工熟悉并按照合规的方式进行。

决策支撑:流程化管理,通过系统提报和数据传递,可以清楚的了解相应信息,使公司管理决策能够迅速、准确的推行至各业务单元,将财务核算涉及的业务流转和审批实现系统流转和线上审批,将关键流程内置在系统中,实现流程自动推送,自动流转。

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6、财务共享直播间项目分享

哈药的财务共享直播间,是在与数字化团队相互交流、融合之后,自主研发搭建的、BI 的功能平台,通过专业的工具与技术,使得财务数据可以实时、集中的展示给决策层,主要分为以下几个部分:

销售至收款:共享中心搭建了数据大屏,可以实时刷新和联动数据。只要业务系统中有新的订单,财务系统的数据会马上更新。在大屏幕中可以清晰的看到每一个省区的销售情况,同时可以了解每个月的销售收入、主要客户销量、主要品种销量等数据。回款一侧可以了解现款现货、赊销回款的占比情况,销售回款金额中可以了解承兑、电汇的占比情况,以及承兑收款金额中各银行的占比情况。

采购至付款:可以了解所有大宗物料的采购情况,包括价格的变化、采购类型的变化、月度采购订单金额和订单数、大供应商前十名情况、付款方式、电汇或承兑付款占比、采购承兑支付明细。

生产到库存:可以了解厂区的分布图和各工段的数量,包括每个月每个企业的生产订单情况、整体库存情况以及各企业产成品库存近效期占比。

费用至支出:可以了解每个企业的费用率数据,包括公司运营基本费用支出金额、股份工业费用、累计大额费用分布、股份工业占比、近12月承兑、电汇付款占比。

财务至报表:可以了解到更多的财务数据。

三、财务共享优化方向

共享中心优化的方向主要有两方面:

一方面是全面预算优化。因为财务数据依托于整体的预算进行完成,现在更多的是通过手工预算操作进行预算,未来将要打通预算系统,实现预算编制、线上控制、线上调整和整体的结合预算,提升BI分析。

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另一方面,是逐步深化BI分析。由报表的展示到图表的展示,未来会基于所有的预算数据、业务核算数据,实现数据预测。BI分析是与各个业务沟通的一种有效手段,因为财务数据很枯燥,非专业人员很难看懂,所以业务人员对业务数据并不感兴趣,但是通过图表化的展示便一目了然。同时,通过BI分析实现了财务和信息化的深入交流和融合,在实行共享中心的过程中,业务人员和信息人员深度的交流和沟通,互相深化了各自领域的难点、痛点和需要一起努力解决的问题,信息系统推动、带领业务向更合规、更高效前进。