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泛OA之二:办公自动化的梦想
2019-08-30  作者:万勇 来源:CIO发展中心

随着移动互联网的迅猛发展,各种新技术的不断涌现,无数ToC(面向个人)的应用层出不穷,它们无处不在无孔不入,各种消息提醒和优惠诱惑环绕着每一个人。我们的生活已经今非昔比,便利而忙碌,快乐而焦虑。

相较于ToC应用的热火朝天,其实各种ToB(面向企业)应用也在百花齐放,静悄悄的改变着每一个人的工作。现在的中国企业,无论规模大小,或多或少都在使用着一些企业应用系统,免费的或收费的,简单的或复杂的,常用的或偶尔使用的,好用的或难用的。关于企业应用系统,我们最常见最耳熟能详的有哪些呢?

最著名的应该就是ERP和OA了吧。常见的还有CRM, SCM,HR,BPM,PDM,SFA,MES,KM,EAM,BI,还有数不清的细分系统和行业应用系统。

一、ERP,尚能饭否?

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ERP,也就是企业资源计划,作为企业最核心最重要的应用系统,经过几十年的发展已经非常成熟,成为有一定规模的企业的标准配置。中小企业的ERP系统,可能只使用了财务的记账和报表功能,而大型企业的ERP系统,则可能结构非常复杂,功能非常强大,包含了企业核心人财物产供销等诸多方面的业务流程和核心数据,可以说ERP一停转企业就停摆。

然而作为企业资源管理系统的ERP,用户仍然有很多的失望。因为人们发现,耗资巨大,实施周期动辄一年甚至几年的ERP系统其实并不能完全管理到企业全部的资源,ERP实施上线后的实际效果和预先期望的相距甚远。比如最基本的财务报销流程和员工请假审批,ERP往往都无法很好的做到,甚至在ERP最核心的财务分析和生产管理方面也差强人。

随着企业全面数字化的浪潮蓬勃兴起,人们觉得企业的方方面面都需要实现信息化,也都属于“企业资源”,人们理所当然的认为ERP应该能够管理好所有这些资源。企业的各个部门,工作的方方面面,都不断提出各种五花八门的信息化需求,然而人们发现这些需求在传统的ERP系统中,不是无法满足,就是实现的效果非常不令人满意。这种情况在ERP上线之后人们就很快发现了,从SAP、ORACLE到用友金蝶,渐渐的人们已经不对ERP抱有太高的期望,仅仅将其视为管理企业人财物产供销核心业务流程的系统,而与普通员工无关。

凭心而论,ERP管好这些核心业务流程已经对企业帮助巨大了,我们无法想象没有ERP系统的公司该如何运作。但企业追求进步的脚步无人能够阻挡,人们渴望更高的工作效率更好的工作质量,在发现ERP不能满足不断涌现的新需求的时候,人们只好转而寻求其他解决方案。

二、OA,心比天高

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OA是指办公自动化,英文是Office Automation。OA系统可能是企业里使用最广泛的应用系统,也是很多公司最早开始使用的企业应用系统。但是和ERP一样,OA也是人们期望最高但满意度不高的企业应用系统。既然叫办公自动化,那么人们就有理由期望通过OA系统能够实现所有办公工作的自动化。但什么是办公,什么又是自动化呢?

30年前,人们觉得坐在办公室里,写材料,算账,开会,就是办公,因此使用打字机打印机复印机就显著地提高了办公效率和办公质量,就是办公自动化,那时的办公人员感觉很兴奋。

随着技术的不断发展,这几十年来,办公的范畴也在不断扩展,而自动化的宽度和深度,更是发生了巨大的变化。时至今日,人们觉得在办公室里的所有工作都是办公,包括电话营销,网上采购,远程客服,在线培训,公关撰稿,软件编程,绘制图纸等等这些工作都是办公,甚至包括外勤巡检,外出拜访客户,出差,生产线管理,仓库管理,视频会议,自动化设备运维等等,这些不是坐在办公室里的工作,也都是办公,毕竟计算机应用无处不在。

人们希望所有重复性的工作内容都能够实现自动化处理,人们只负责创意性工作和例外事项的处理。既然OA是办公自动化,那么人们就有理由期待OA在所有这些方面,帮助他们提高工作效率,提升工作质量,实现自动化开展工作。而自动化的进程在不断延伸,自动化的基础上还可以再更加自动化。语音输入比键盘输入更自动化,人脸识别比考勤打卡更自动化,营销机器人比电话营销更自动化,差旅供应商自动结算比网络报销更自动化,根据大数据分析自动推送广告比大促销更自动化,图像分析比视频监控更自动化,等等。

“办公”的范围和“自动化”的程度在不断的扩大。也许有一天,几乎所有工作的所有环节都会变成“办公”。因为随着各种机械设备,机器人的广泛使用,以及物联网的发展,最终人们工作的方式,可能都是操作计算机或操作各种设备,而越来越少的需要亲自徒手去操作,包括像种植庄稼,搬运货物,生产设备,制作食品,运送包裹,理发按摩这种几千年以来的手工工作都将被机器取代。未来人们必须徒手操作的工作,可能仅限于少量高端服务业,而那也并不是因为无法实现自动化,而是为了提供独特的服务体验。

三、泛OA,任重道远

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如果我们说所有这些都是“办公自动化”,都属于OA系统的管理范畴,你可能会感觉很可笑,但如果所有这些自动化系统都独立存在,数据和流程相互独立,互不联通,企业的管理员需要不断的维护系统间的数据一致性,企业的用户需要不断的登录不同的系统,切换不同的系统界面,那我们同样可以想见这是一幅多么让人抓狂的场景!企业员工将沦为各种系统的仆人,会发现处处都是系统的企业,运营效率反而降低了。

我们每个人都注册过各种各样的网站,手机上安装着很多并不常用的APP,每一个网站每一个APP都需要填写注册信息,都有独立的用户名和密码,这些东西真的令人发狂。有些应用不仅仅是出于个人兴趣,越来越多的时候是你不注册就无法办成一些重要事情,尽管你可能极少会再次使用,从银行、手机、邮箱、电商、社交,到社保、购买火车票,汽车指标摇号,到医院看病,查询考试成绩等等,这么多眼花缭乱的个人应用,虽然让人抓狂,但你也只能默默的忍受,因为这是你个人的选择。

但是在企业中,如果也出现如此琳琅满目,形态各异的应用,作为企业的员工,就一定会影响你的工作,你就有理由抱怨。如果这些系统提供的数据相互矛盾,那还有可能会影响你的经营决策,会被领导批评。所以企业中的ToB应用系统,是不能够像ToC的应用一样,各自为战独立运行的,必须要整合到一起,形成一个有机的整体,因为企业的运作本来就是一个相互影响的有机整体,流程和数据实际上是被这些孤立的系统人为分割成孤岛的。

而这样的整合工作,通常没有办法由某一个外部产品供应商来负责,而只能由企业自己的IT部门来实现。

企业需要更广泛的实现“办公的自动化”,需要整合一致的使用体验,如果传统OA能力有限,企业就需要建立自己的“泛OA”平台。