探索中国CIO人才现状 | 第三季调研报告
太极集团疫后业务发展中的数据治理
2021-04-12  来源:CIO发展中心

本文由CIAPH根据太极集团副总经理杨靖在《CIAPH第九届医药健康行业信息化高峰论坛》上的演讲整理

在《CIAPH第九届医药健康行业信息化高峰论坛》上,太极集团副总经理杨靖介绍了集团的主数据平台建设相关经验。这个项目的顺利实施,源于太极集团采取了5步走的策略:第一成立项目组织,明确责任和层级;第二开展基础调研工作;第三制定解决方案;第四培训考核;第五进行数据清洗和方案优化。通过以上方法,太极集团的主数据建设取得了理想的成果。

以下为演讲实录,内容略有删减。

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杨靖 太极集团 副总经理

太极集团是一家集医药研发、药材种植、工业生产、医药商业、大健康于一体的全产业链医药集团,连续十余年入围中国企业500强,下辖上百家子公司,拥有15000名员工、13家制药厂、20多家医药商业公司、10000家药房及两大研发机构。现有中西药品规1500多个,全国独家生产品种75个、国家中药保护品种50余个、国家基药品规366个(其中独家品种7个),共有412个品种(740个批准文号)进入了2020版国家医保目录。

太极集团的愿景,以高科技赋能现代中药、智造优质产品,提供融汇中西的先进健康服务,创具有中国特色的世界一流医药健康企业。 太极集团管辖着上百家子公司,产业链覆盖种植、科研、生产及商业,是一个全产业链的医药集团,组织结构复杂,分子公司众多,且各级单位都有自己的软件系统,所以,要借助数字化理念和技术,实现集团的整体管控,第一要务就是解决数据统一的问题。

太极集团副总经理杨靖在专题介绍中指出,“最基础的数据管理,往往决定数字化的全局”。太极集团的主数据管理平台项目,虽然是集团数据分析平台中的一个子项目,但发挥了重要的作用。

和业内其他企业的数字化进程一样,主数据是企业信息化的基石。不过因为主数据项目往往具有周期长、业务价值不显著的特征,所以筹划阶段遇到了诸多挑战,最后在高层领导的强力推动和绩效考核的加持下,该项目顺利完成,取得了一定的成绩。 01

一、实施策略

主数据项目整体具有一定的复杂性和特殊性,主要体现在涉及范围广、直接参与人员较多、组织结构复杂、异构系统较多这四个方面。因此在实施的过程中,太极集团采取了5步走的策略:第一成立项目组织,明确责任和层级;第二开展基础调研工作,为方案制定奠定基础;第三制定解决方案,确定主数据技术架构、数据模型、数据清洗方案、维护流程等;第四实施培训考核,为项目推进创造良好环境;第五进行数据清洗和方案优化。

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1、建立强有力的项目推动组织

成立覆盖集团范围的项目组织,由信息化领导小组负责统筹和决策;主数据管理组负责项目的实施和运维;各业务部关键用户负责基础数据的审核;下级单位关键用户负责收集整理上报基础数据;基础用户负责主数据的新增和变更等等。各个层级分工明确,有序高效。

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2、扎实的基础调研

基础调研工作通过面对面访谈、远程视频、数据调查表的方式,收集到了项目开始前各单位的数据。

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3、制定切实可行的主数据解决方案

主要内容包括架构图、数据模型、管理流程、清洗方案。太极集团主数据应用架构的第一个层次就是主数据平台,该平台同时与公司的业务系统进行集成,线下业务也将通过该平台获取编码,而且用户所有的交互界面适用于公司的OA系统,OA系统作为公司的流程中心,也将承担主数据的审核,这样不但降低了用户授权的成本,而且OA系统通过移动端能够实现数据的增、删、改,大大提升了工作效率。

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太极集团的客户数据模型由企业实际情况出发,根据多个业务部门对“客户”的不同定义,将主数据平台与业务系统进行集成。整个主数据平台可分为两层,主表的信息为客户的基本信息,包括名称、编码、统一信用代码。子表是能够代表业务属性的信息,业务部门的用户可以根据自己的需求,获取相应的编码。最后保证了主数据下发格式、字段内容与现有的系统能够无缝衔接。

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在主数据管理流程上,太极集团建立了三级运维管理流程,业务用户在OA系统中申请编码,各单位关键用户进行合法性检查,集团的垂直管理部门负责专业性审核。需要强调的地太极集团对于客户的编码采用“流水码”,客户属性不编入编码,而是植入至主数据的信息字段,因此整个系统获得了良好的扩展性。

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此外,数据清洗是一项非常重要的工作,公司本着“债权最大化的原则”,将业务账、手工账、财务账上有余额的供应商、客户、员工、物料等,进行全方位的收集、清理、核对。同时坚持“数据收集最大化”的原则,对于正在使用的各项系统的基础数据,进行清理。通过以上两个原则有效确保了整个主数据清洗方案,能够最大化适应公司现有的业务。在数据清洗的流程上,以客户数据为例,首先收集各单位系统及手工账中的基础数据,接着对各单位提供的原表进行汇总清洗,清洗完成后按照流水号进行编码,最后进行下发对照,将客户基础数据与主数据表建立对应的关系。通过以上四个步骤的多轮次清洗,保证了数据的真实性、准确性和完整性。

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4、多轮次的培训考核

在项目开展的过程中,公司上下非常重视培训工作,主数据工作全员宣贯,由领导牵头召开大会,让每一个员工充分理解到主数据平台建设对于公司信息化发展的重要性。同时将会对主数据项目关键用户进行解决方案的培训,为后续工作提供保障。而且全体员工都将通过线上考核平台进行考试,并作为绩效考核的依据。

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5、建立迭代优化方案的机制&优化迭代

建立方案&优化迭代反馈机制,首先进行调研,接着形成方案,而后培训,最后进行数据的收集清洗,发现问题后再回过头来优化迭代方案。整个过程十分必要但是却非常的漫长,富有挑战性。

随着集团内主数据管理平台的上线,在相关人员的共同努力下,取得了丰硕的成果。主要体现在以下四个方面:

组织协调了111家单位完成七大类,13万条基础数据的治理工作;

与61家单位异构系统对接,完成3万余条主数据的申请、编码、下发;

推动单位的各个部门统一,确保主数据的唯一性和规范化;

初步建立了集团数据治理的保障体系。

6、严格执行上线就绪制度

为保障系统的高质量交付,避免不完全交付或有重大质量缺陷的交付,项目组严格执行上线就绪制度,即系统上线前必须做到4个就绪:

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(1)系统就绪:UAT测试全面通过;(2)人员就绪:所有操作人员操作及制度考核全面通过;(3)数据就绪:所有和主数据相关的数据清洗及账务核对完毕;(4)制度就绪:基于新系统的业务流程及管理制度下发,基于新系统的运维流程及制度下发客观来说,疫情带来的影响是巨大的。疫情过后,医院中部分产品的销售可能会大幅下降。而且疫情的突如其来,经销商进行了重新洗牌,对太极集团来说,可谓是债权风险与销售机遇并存。因此公司加快推进数据分析平台的建设,以保证业务部门销售工作的顺利开展。

销售数据分析平台的建设,以两个方向为重点:第一,在销售信息上,提升企业各级管理人员信息获取的准确性和时效性;第二,加强销售的管控力度,提质增效,严控债权风险。

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IT部门打造的数据分析驾驶舱,为销售部门的领导提供了一个获取信息的平台,通过这个平台,能够清晰的掌握每个层级员工的任务完成情况,通过逐级分析,能够准确地定位到问题点,为决策提供依据。另外通过与公司有业务往来的客户进行数据管理,将应收账款和应付账款联合起来,有效管控了客户的风险。在这个过程中,每个成员都体会到了数据为公司的管理和提质增效所带来的巨大作用。

二、项目经验总结

1、关键环节

前面讲到,太极集团的整个主数据项目的实施分为五个阶段,值得分享的是,在整个过程中有两个非常重要的节点,数据治理团队在这两个节点进行了极度艰难的对账工作:

第一个时间节点为成立项目组织后,此次对账工作的目的在于使账实相符、账账相符、坏账处理。由于坏账处理不可能在短周期内完成,所以提前消化坏账,进行账务核对是十分必要的。

第二个时间节点是数据清洗完成后,将主数据与业务系统的数据进行对账,业务部门根据数据清理的结果,进行相应的合码与拆码的工作,这样一来,不但保证了主数据与业务数据的集成,同时实现了数据的全生命周期可追溯。如果不进行对账工作,可能出现两套账目并行的结果,老系统丢不掉,新系统无法接受,将大大影响工作的效率。

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2、基础调研环节与“业务”的对话

在基础调研上,太极集团通过表格的形式快速了解到各单位基础数据的共性与差异点,确保解决方案能够最大限度覆盖的业务需求。正如图中所展示,用“选择题”,代替“填空题”,以保证调研结果的快速完整。由于业务部门的客户具有一定的差异性,借助表格也能够快速了解到各单位首营资质材料管理的需求。所以通过调研,制定相应的解决方案与接口时,将具备更强的适配性,集成更加容易。产生了相应的数据标准以后,所有与销售相关的项目必须符合标准,这样一来,日后的扩展将更加的便捷,相关系统也能够对接到主数据平台。

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3、数据开发利用中与“上下各级”的统一

关于数据开发利用,由于每个单位对于数据的统计与收集的口径不一样,想要提升效率,所以要统一口径和数据指标的标准。接着采用原型法,寻找行业内有相关经验的公司,展示给各级销售领导,销售的领导就会发现有利于增加自身的管控力度,而不再过多考虑数据透明的无形压力。最后一定要与各级管理人员进行沟通,既要获得领导的支持,同时要保证下级单位的数据透明,使得信息化工作既能满足当前的需求,也能为组织创新提供支持与赋能。

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三、项目展望

未来太极集团的规划和目标是打造一个智慧中心。

首先建立系统化的数据分析指标体系,包括数据分析管理的组织、制度、流程。构建数据分析平台,建立覆盖采购、销售、物流等全业务链条的数据采集、传输和汇聚体系。帮助“太极”从“洞察”走向“预见”,提升数据资产的价值。最终为集团的数字化转型提供一体化数据服务。在路径上首先要进行各个系统的数据装载,形成数据仓库,接着进行分类打包,将集团的数据资产形成一个数据共享平台,输出对内对外的服务。为企业赋能的同时,也将为行业的发展贡献出巨大的价值。

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