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企业邮件系统的三种选择
2014-02-26  作者:IT之道QQ群 

 

  电子邮件在企业的对外沟通和对内管理过程中,都发挥着重要作用。同时,电子邮件系统也是企业内部包括员工、老板在内,大家天天都会接触的IT系统,是企业最基本、最关键的IT应用之一。所以,企业电子邮件系统的稳定、好用、易用与否,最容易被企业用户关注,也是IT负责人最容易被抱怨的地方。
 
  正因为如此,这也是让不少企业中的IT负责人颇费精力与心思的一个系统。在IT之道QQ群中,CIO们经常就企业邮件系统的选型、外联互通及二次开发展开讨论。以下内容就是在此基础之上,整理形成的一些具体建议,包括邮箱方案选型、海外沟通等话题。
 
  某外资制造企业希望针对内部2000—4000名用户的企业电子邮件方案进行选型,CIO提出要求方案的性价比较高,群内多位CIO随后帮助其出谋划策,根据不同方案的费用和技术支持要求,推荐了由低到高,三种不同成本的解决方案:
 
  方案一:完全免费的企业邮件服务。如果公司小、用户少,企业完全可以考虑采用网易、腾讯等提供的免费企业邮箱服务。该服务能够提供自定义域名、链接等服务,并能够一定的存储空间、企业协作等功能。
 
  该方案的缺点是能够支持的账户数较少,存储空间有限、缺少备份等关键功能。另外,这种免费服务难免会受到各种外部因素的影响,包括互联网络中断等等。由于服务本身免费,出现故障时用户自然也不能向供应商提出索赔要求。
 
  方案二:购买第三方服务商提供的邮件外包服务。如果企业人数较多,需要更多帐号,以及存储备份和额外的管理控制功能,同时又不希望在邮件系统中投入过多资金和精力,可以考虑按需(按照用户数)购买由第三方服务商以收费方式提供的企业邮箱外包服务。
 
  同完全免费的企业邮件服务相比,收费邮箱不仅支持的员工人数更多,还能够在备份、权限管理、IP管理、支持服务方面提供更多的服务功能。一般情况下,服务商会将特定的服务功能打包,由用户根据自己的需求和预算能力对号入座。
 
  一些大的邮箱服务商,在面对规模较大的用户时,可以根据用户的需求,增加特定的服务。这种情况属于少数,多数情况下用户仍然只能享受服务提供商提供的指定服务,对于与ERP系统进行对接这样的个性化需求,一般很难得到满足。
 
  方案三:自行搭建邮件系统。采用这种方案的企业,除了需要购买Exchange、LotusDomino/Notes、Coremail等电子邮件系统软件,以及服务器、存储、网络、防病毒等设备外,还需要雇佣专门的电子邮件系统管理员。选择自行搭建邮件系统中能够让整个系统完全掌握在企业手中,不担心内部信息被第三方获取,同时也能够根据自身需求进行相关应用的开发定制。
 
  当然自建系统也有自己的明显弱点,那就是持续高涨的宽带和存储成本,以及如何更好应对垃圾邮件和安全漏洞等问题。与此同时,任何员工在发送邮件时的不当操作,都有可能导致公司的邮件服务器被国外邮件服务商列入黑名单,产生无法与某些邮件服务器进行通信的新问题。IT之道群中多位采用自建邮件系统的CIO,对这些问题都深有感触。