探索中国CIO人才现状 第二季 报告发布
为何信息管理策略与信息访问控制同等重要
2015-11-27  来源:searchbi.com.cn

企业数据正在呈现几何倍数的增长趋势,数据增长是一把双刃剑,因此企业必须要制定必要的信息管理策略。

信息治理(IG)是公司管理信息要遵守的规章制度。它在简化信息管理、降低存储成本、确保信息合规的同时,保证了信息的可访问性。IG比文档管理要复杂得多,主要功能是帮助企业文档化其RM过程,包括从数据采集到销毁的整个过程,此外IG还有助于保持数据的兼容性。

因为涉及范围更广,信息管理策略的制定也更为困难,这一点毋庸置疑。信息量庞大是其中的一个关键原因,这给信息内容的综合分类带来了挑战,因为要确保信息可寻。这就是对信息可访问性提供支持的工具为何如此重要的原因。作为基石,信息内容管理工具包括:内容体系结构——规定了应该如何管理和发布信息内容;元数据——描述一个特定数据集合的定义信息;分类法,理论上提供一个独特的、符合逻辑的、直观的分类体系,可以被看做内容分类“水桶”,便于数据的检索和分析。

因为在今天的现代商业范畴中,信息治理提供了一个很好的机会,许多技术供应商——从文档管理到电子搜索供应商——想要踏足该行业。但软件本身并不足以带来成功的IG。管理策略让信息内容更容易被访问和操作,而技术的提升让这一切成为了可能。

一加一大于二

信息管理策略的一个关键组件是信息采集,属于记录管理领域。但为了RM的正常工作,必须要捕获适当的信息。这要求信息管理策略对于用户具有简单易用的特点。

不幸的是,从科技公司到非营利组织广大范围内的所有企业都面临着同样的问题:他们并不知道全部信息的所在。这并不是因为人们尚未认识到信息需要保存和保护,而是由现有系统缺陷和太难使用造成的。

举一个例子,在与金融机构合作的过程中,我的咨询公司发现法律顾问办公室(OGC)将协议存储在很多地方,且存储得杂乱无章。原因是多方面的:

使用网络共享驱动器,但已达存储上限,不适用于电子邮件。

使用电子邮件收件箱,但存储电子邮件数量已达上限,没有足够的空间接收新邮件。

使用PST文件来解决邮箱问题,但是找地方存储这些文件非常困难。一旦文件所有者离职,那要想找到其之前拥有的文件无异于大海捞针。

SharePoint可以作为一个解决方案,但培训不充分和OGC的业务需求配置的特异性,让这个选择显得不怎么明智。

这个公司已经焦头烂额了。RM(以及接下来的IG)是不可能成功的,因为员工不能定位那也没有通过电子邮件传播的信息。该公司首先要做的是解决这些问题,让信息更容易获取。一旦相关信息内容成为采集过程的一部分,那对于信息的组织也将变得相对容易。

通过分析找到全部

信息管理,涉及到了业务的方方面面,忽视人为因素或保留系统的存在都是错误的,它们对信息管理的成功与否有着巨大的影响。即使用于新内容的分类方法、网站架构,内容模型都十分完美,甚至培训也无可挑剔,大部分信息的自动化分类过程无需任何人为干预,一旦忽视了人为因素和企业保留系统,你依然会捉襟见肘。

是人都会犯错,“人非圣贤,孰能无过”,这可能已经是陈词滥调了,但却是你必须认清的事实。

人们都很忙。“我在午餐后处理,”,“我手头有其他事需要赶最后期限,之后才能完成这些事,这些是技术无法改变的现实。

内容存在于之前部署的每个系统部中。大部分内容是非常重要的,它们和新的内容一样,需要置于IG控制之下。

系统中可能存在这样的信息内容,它们通常没有被分类或分类的不正确。大量旧内容的迁移会导致同样的问题,但问题的规模更大。

内容分析有助于解决这些问题。它提供如下可视化信息,包括内容数量、类型和用途,还可以找出逻辑分组。这些信息使IG经理或业务所有者能够识别出内容间有什么共同之处。分析引擎可以对新内容进行分类,并满足相同的模式。

新系统发布的几个月后,大部分的内容将被正确分类,系统可以识别出异常,并将异常提交给工作人员解决。它可以从这些异常的解决中自主学习,以便更加正确的进行内容分类。旧内容被整合和分类的准确率达到90%至95%,这比让实习生做这项工作的准确率还有高。

百闻不如一见

在信息内容上应用商业智能对于信息管理策略来说是十分有意义的。从既往来看,BI是从高度结构化的信息中提取所需信息的,例如找到一个电子表格具体的行和列。如今,已经有越来越多工具认可了非结构化的数据中也存在着一定的结构,如电子邮件、办公和网络文件,声音、图像和视频文件等。在对这些结构的认知基础上,系统已经能够执行越来越复杂的自然语言查询,并帮助企业提取到其所需数据。

例如在本文中,存在着标题、章节、段落和句子等结构。这些句子遵循标准的语法规则,这应该归功于编辑的努力。有了这些结构,我们就可以确定你在这个网站上阅读它,还是以原始草稿格式在阅读。商业内容也可以被结构化管理。

将元数据和分析引擎结合,这些信息就可以被用来追踪企业内部正在发生的各种事务。这种能力存在着巨大的潜在竞争优势,但目前只是愿景而已。

保险公司可以找到索赔的趋势所在,有可能找到根本原因,并相应地改变公司计划。

金融公司可以跟踪客户请求的信息,将它们关联到新闻条目中,还能更加准确地预测市场波动。

咨询公司可以识别出交付迭代的次数以及周围的沟通气氛。他们可以用这些信息来确定糟糕的项目,摆脱它们,尽早重回正轨。

法律部门可以判断是否需要合同变更(如责任限制)并进行合同调整,为完成更多交易做好准备。

对于已知的指标,可以创建仪表板来显示被获取内容的类型和状态。达到临界点时,对行为进行评估,以改善或利用现有的发展状况。对过去的趋势进行分析,可用于追踪这些趋势在将来重新出现的情况。

整体情况

信息管理策略的一个主要目标是简化和控制企业中的信息流,这涉及到信息从产生到销毁的整个生命周期,它是目前信息管理领域最好的实践方式,且存在广泛的技术支持。曾经有很多技术档案管理方式,可以为企业的IG工作提供帮助。当与新技术如分析和BI结合时——将会产生一个可以包罗万象的信息管理策略,有了它,IG完全可以实现其所承诺的全部商业价值。