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流程管理的四大价值意义
2016-06-23  来源:e-works

最权威的《牛津字典》这样定义流程:流程是指一个或一系列、连续有规律的行动,这些行动以确定的方式发生或执行,导致特定结果的实现。国际标准化组织ISO9000认证认为流程是一种将输入转化为输出的相互关联和相互作用的活动。

在实际的管理中,对于流程有很多种解释,概述起来即管理行动的逻辑路线,包括做事情的顺序、内容、方法和标准。流程是多个人员、多个活动有序的组合,是企业价值的体现。

之所以企业实行流程管理,是因为它有以下四方面的价值意义:

一、建立关系,呈现逻辑

流程可以把个人的优秀变成多人的优秀,再向组织能力的转变。也就是实现个人能力向组织能力的转变,即个人工作习惯服从组织管理流程。如果企业每一业务都在寻找个人英雄,一旦所谓的“能人”走了或者企业做大了,相应的工作就会受到影响。优秀的企业靠流程,只要流程在,核心竞争力就不会消失。

一般来讲,企业的流程主要涉及三个方面:

差旅流程

出差一般就是衣、食、住、行、保健、工作等内容,准备工作就要从这几个方面考虑,比如车票、身份证、钱、以及工作需要的笔记本、U盘、照相机等。经常出差的人,如果能事先准备一套“差旅流程”,出差前都按照这套流程进行准备,就不会遗忘重要物品。

会议流程

会议是企业经营管理离不开的活动,年终表彰大会、业务洽谈会、工作汇报会等。制作一套完整的“会议流程”,即使是新上任的主管,凭借这套流程,也能做好会议筹备、组织、召开工作。

流程的魅力就在于把1个人的优秀变成100个,乃至10000个人的优秀,最终形成的结果是:一个人的经验,大众受用,一时制定,永久得益。

标准化流程管理

在实际工作中,同样可以用到标准化作业流程,使得企业的生产经营都能够如期进行。

【案例】

某建材集团董事长,聘请了一位特别有经验的厂长。厂长患有糖尿病、高血压和冠心病,经常因病请假。董事长给厂长配了一位秘书。秘书忠诚度和文化水平都比较高,也有一定管理经验。秘书负责把厂长说过的话和做过的事情都记录下来,之后再整理出来,一年后整理成一套流程。后来,厂长生病不能工作,但是建材集团始终按照该厂长的那套流程在顺利地运行。

案例中所体现的就是SOP(StandardOperatingProcedure),即标准作业流程,厂长一个人的优秀,变成了建材集团永远的财富。

二、细分工作,明确职责

也就是分工合作,明确权责,解放管理者。

明确权责

权责是指权力和责任,不同部门的管理者要明确自己的权责,要有强烈的责任心。

曾经,某地区一条街道需要由原来的20米宽扩建成60米宽。扩建以后,交警按照交通规则在路上画好了车道和箭头,原来路边的电线杆就在路中间。一天傍晚,一个人开着崭新的宝马车撞到了电线杆上,结果车毁、人重伤。事故以后,市长、副书记带着城建、公安、电力、电信等有关部门到现场,把老百姓反映的不合理的电线杆移走了。

从案例中可见,城建部门觉得只要修好路,就没有必要提醒电力、电信和公安部门;公安部门认为只要修好路、画好车道就可以;电力部门觉得没有接到移走电线杆的通知,就不需要做什么;电信部门觉得没有接到任何通知,也不需要做什么。所有问题都在出了事故以后才得到解决,实际上就是由于各部门的权责不够明确,使政府流程出现问题,最终造成了不可预想的后果。

解放管理者

实现流程化管理,企业可以把常规的、重复的、固定的职能固化,这样管理者将会有更多时间做其它事情。

很多企业,在员工较少的时候,工作进行得比较顺利,当员工和部门增多以后,要协调完成一件事情,就会变得非常困难。在这种情况下,一些领导把20%的精力用在经营发展上,把80%的精力用在处理协调、请示、上报等日常事务上,最终导致企业效率低下。

有一个老板,出差一个星期回到公司后,桌子放了一沓需要签字的文件,他看都不看,练书法一样完成了签字。有人问为什么可以直接签字,老板说只要看到财务总监签字,他就签字;财务总监说只要看财务科长签了字,她就签字;科长说只要看见出纳审了单子并签了字,他就签字。这样,一份文件上签了六、七个名字,而这个老板,用了两个小时签完所有的字。

三、精简工作,提高效率

精简工作中的繁琐环节,加快工作、业务流转速度,提高工作、业务效率,比如:

消除扯皮现象

在经营管理过程中,因缺乏流程,导致扯皮的现象时有发生。

比如小王报销差旅费时,找经理签字,经理说需要财务先审核票据,小王去找财务,财务说需要经理先确认是否该报销。在编制投标文件时,市场说需要采购报价,采购说需要工程报价,工程说凡是钱的事都是财务说了算。

消除重复劳动

在经营管理中,经常因流程不清晰,导致工作重复进行。

比如,每次出差都想着带的东西,每次开会都需构思会议方案。在道路两边,刚埋好供电电缆,又需抛开铺设通讯光缆;刚埋好通讯光缆,又需抛开铺设自来水管道;如此三番五次、五次三番,道路一直处于建设状态。

四、规范管理,精益生产

在生产经营过程中,员工常常会发生丢三落四的现象,如果有了工作流程,就可以帮助、提醒员工,及时完成流程中的所有环节。

一些企业文件,最终都要交给CEO甚至董事长来审批。事实上,并不是所有的文件都需要CEO、董事长审批。如果能简化这些繁杂、琐碎的工作,就能提高企业的工作效率。

所以,建立流程管理体系,工作清晰,职责明确,为顺利开展工作奠定了基础。

在实际工作中,有了流程只是保证工作顺利开展的第一步,同时,还需要相应的管理制度、灵活的治理措施、科学的激励方案、良好的文化氛围、流程要与时俱进。只有这样,流程管理才能真正落地,才能起到效果。