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长城汽车刘东:数字财务,由“账房先生”升级为“决策军师”
2020-06-15  来源:CIO发展中心

本文由CIO发展中心根据长城汽车信息部项目总监刘东在“财务共享中心的智能化之路”专题线上研讨会上的演讲整理

前言:在汽车行业,财务共享并不是什么新概念,20世纪80年代,美国福特公司就已经率先实施财务共享了。到目前为止,世界500强企业中,有50%左右都在推进财务共享模式。在数字技术飞速进步的今天,财务共享为企业发展提供了无限可能,也将创造更大的企业价值。 

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刘东 长城汽车信息部项目总监

企业发展对财务共享建设提出新要求

刘东认为,财务共享始于企业发展的需要。长城汽车是A股与H股双上市的车企,旗下拥有长城、哈弗、WEY、欧拉四个品牌,下属控股子公司80余家。除汽车行业,长城汽车还涉及出行、物流、地产、教育、医疗、金融、保险等多个领域,已成长为一个多元化、大型综合性企业。目前长城汽车以保定总部为核心,构建了“七国十地”的全球化研发布局,企业加快了全球化的步伐,对财务和IT提出了更高的要求,长城汽车财务共享的模式在这样的大背景下应运而生。

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10年财务建设历程见证企业发展

刘东讲述,2020年是他入职长城汽车第10年。10年里,他见证了企业的快速发展,同时也经历了精彩的各个信息化建设阶段。在2010年之前,长城汽车财务领域采用的是比较分散的财务系统,以K3、U8系统为主,仅有一个ERP系统做管理。2011年,长城汽车启动集团统一核算系统ERP。2015年,ERP完成核心板块的覆盖及统一,同时还引入了OA、资金管理系统,实现银企直连。真正的财务共享模式探索是从2017年开始,于2019年初步建成,期间集团集中引入了财务共享、资金预算、合并报表、差旅平台等一系列功能。2020年,通过加速财务覆盖的速度,进一步推进了业财的深度融合。

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长城汽车现阶段采用“三位一体”的架构:财务管理部作为集团战略财务的角色,主要负责集团战略支持、资金统筹、税务统筹、财务制度制定等;设立共享中心,主要负责执行集团统一的会计标准、会计流程、集中处理各单位的报销、记账、报表、资金等相应的一些合作业务;业务财务分布在各个公司各个事业部这种经营管理的单元,开展本单位的成本、投资、资产、绩效等财务工作。

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目前财务共享整个业务范围涵盖了会计核算、资金支付、管控、数据职能,通过财务内部的流程标准化与IT化,前端与业务系统打通,后台与税务局、银行做直连,以此提高效率。 

不同场景看财务共享实战的重要作用

长城汽车财务共享平台项目涉及6个团队,5家合作伙伴,6大核心系统,项目成员达130人,同时包含10个外围系统的互联,最终交付的是7万人使用的平台。项目功能版块多达300个,配置项多达3万,分批测试人员超300人,并以现场+直播的培训方式,将信息传达到每一个人。目前财务共享已经覆盖了集团的33家公司,业务单据量达6.3万。集团的挑战目标是2020年实现整个国内整车及零件单位的全面覆盖,全面建设完毕,预计节省人员至少30人,每年降低成本可达300万。

财务共享在企业中发挥的重要作用,于不同场景中已经逐渐突显出来。

场景一、报账全流程线上化:前端业务系统的申请到报销过程全部电子化,报账的时间由原来的4.5天降至3天。今年突发新冠肺炎,企业短时间无法全面复工,财务人员无法现场办公。正是由于财务共享的实施,实现了财务员工可以在家远程进行审单和结账,保障了财务工作的正常运转。

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场景二、费用的申请和控制:费用控制方面,构建预算管理平台,在预算系统中完成预算的制定,将费用的预算注入到共享系统,每发起一笔预算申请的时候,进行费用控制与提醒,并占用相应的预算。费用发生完毕,ERP进行记账后,会将实际的费用回传给预算系统,来实现整个过程中管控标准的嵌入。通过事前的控制和预警以及事后的分析,辅助企业完成费用的有效控制。

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场景三、无忧商旅:上线差旅无忧平台,将财务共享与商务平台打通,实现了从出差申请到出行预定,以及事后报销全流程畅通。我们还将企业的差旅标准全部嵌入到业务流程中,使得以往繁琐的员工出差流程不复存在。无忧差旅上线后,员工出差申请流程精简,无需垫钱,且轻松实现自动对账与结算。还与外部资源的合作,大大降低了员工出差的成本。

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场景四、智能派单:将业务前端提报的各种单据,通过智能派单机器人来进行分配。依据单据类型、员工技能水平的不同,来灵活设置派单模式,帮助会计人员由被动的等单模式转变为定向的派单,甚至是抢单的模式。一方面能激发员工的积极性,同时也能提升审核的效率。 

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场景五、智能记账:传统操作方法效率低,且数据落地点非常多,记账易出错。上线财务共享平台之后,将记账规则嵌入到业务流程中,与业务的活动进行关联,最终实现收款、付款以及薪酬资产自动记账。目前已经上线的单位,自动化记账率可达到95%以上。 

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场景六、智能支付:通过与银行的直联,实现了收款、付款的自动化,过程中进行校验与防重,规避资金的支付风险。支付结果实时回传,无需打印回单,基本实现零成本、零消耗。付款业务效率提升了60%,并同步构建银行承兑票据管理平台,来实现票据全生命周期管理。

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场景七、智能分析:通过对集团报表体系的统计规范,包括法报、管报的数据源口径的统一,目前已经基本实现了300多张单体报表的自动生成,以及300张合并报表的构建,实现了1000+预算模型的自动生成。预算测算编制周期大大缩短。从财务共享以及ERP中产生的所有财务数据都汇聚到公司的数据中台,来实现财务数据源的统一。

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财务共享智能化实战产生的心得感悟

在财务共享实践的过程中,挑战颇多,感悟也很多,主要体现在以下4方面:

1、观念的转变。财务共享的初衷是降本增效,节省企业的成本,其中也包含省人的理念。省人并不一定是要把人优化掉,而是说将这些人释放出来,做其他更有价值的事情。比如说优化一部分人转向了财务的运营工作,通过对平台的运营来发现流程的优化点,从而去反哺整个核算业务的再次提效。

2、业务变革。财务共享不是简单的信息化的建设项目,它一定是一场业务变革,而且是财务业务与IT高效协同的项目。一旦做了财务共享就要做好打持久战的准备。

3、数据质量。财务需要的数据量非常大,尤其是主数据,不单单需要财务本身的主数据,还需要客户、供应商、员工、组织等等相应的一些数据。如果企业的主数据规范程度很差,将对财务共享造成很多困扰。以及财务数据的口径统一,将为后期业财数据拉动建立一个很好的基础。 

4、体验时代。身处体验消费的时代,财务共享平台一定要成为全员都会使用的平台,不单单是界面的友好度提升,更需要用业务的语言、智能填写、场景化向导的方式,来满足不同角色的体验需求,这也是持续不断优化的一个过程。 

机遇与挑战中实现“账房先生”到“决策军师”的转变

企业数字化转型已成为必做课题,在大背景下财务的转型应要当仁不让。用数字技术来帮助财务去改进流程,替代传统的核算记账工作,释放更多的财务人员,运用他们的专业性以及数据分析的方法,为各个组织提供各种管理手段和分析模型,来支撑企业进行经营管理,并参与到整个战略和决策中去,这才是更高的价值。

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未来长城汽车财务共享发力的方向也将围绕共享服务、业财一体化、经营分析进行:继续聚焦财务领域的流程效率提升,通过持续不断的标准化,来打造更加优质的财务服务体验。将财务的标准嵌入到各个业务环节,使业财一体化的理念真正落到实处,并且成为企业经营管理的一个有效抓手,最终能够实现业务的每一项活动实时在财务上进行反馈,而且财务上能够直接追溯到每一笔业务的发生,真正实现业财一体。将准确、实时的财务数据和业务数据汇聚到数据中台,通过建立更多的分析模型,辅助企业的经营管理,打造智慧的财务经营分析中心。

写在最后:企业里有两个组织具备上帝视角,分别是财务与IT。这两个组织存在于企业经营过程中的方方面面,是俯瞰全业务的两个组织。财务管理上接企业管理,下接每位员工,左接采购供应,右接营销服务,前接业务核算,后接分析决策。财务系统本身具备串接各个部门、管理流程的特性,利用好这个天然优势,再由数字技术的加持,就会给企业装上一个加速转型的引擎!为企业未来发展创造出无限的想象空间。