CIO发展中心聚智云平台
工作协同及社交网络的应用
2013-05-29  作者:新奥集团首席信息总监/智能能源集团副总裁韦有双博士 

  
  下面我跟大家分享一下新奥的社交网络应用。首先谈谈个人对这个社交网络、社交商务的认识:我认为,现在我们经常说的社交网络其实指的是网络社交,二者不能混淆。社交网络说的是人的事情,网络社交说的是工具的事情。过去我们都有人际交往的圈子,像现在我们大家在一起,这就是一个人的社交网络。由于信息技术的快速发展,互联网让我们社交圈子变大了,突破了地理界限,利用网络实现了跨地域的人与人的交往。大家使用的Facebook和人人等,都属于网络社交工具,这些工具扩大了人与人之间的社交网络范围。

 


新奥集团首席信息总监/智能能源集团副总裁  韦有双博士


  至于社交商务,我个人理解就是利用网络社交工具来拓展商务的行为,这是对企业的意义所在。新奥做这些事情,不是因为他们看上去很漂亮,或因为大家都在炒这个话题,而是在考虑作为一种新技术,我们是否要用它去进行沟通,我们的出发点就是这样。从个人角度看,我使用它的目的,首先是要解决集团内部的沟通协作的问题,这实际上借助社交网络实现的工作协同,离社交商务还有一点远,需要跟大家澄清一下。


  新奥集团是一个聚焦于清洁能源服务的产业集团,创立与1989年,目前有三万两千多员工,总资产四百多亿。我们主要有几大产业板块:能源分销,天然气的分销,这是我们最大的主业;另一块是智能能源,刚才大家都看到我的另外一个角色,是智能能源副总裁,IBM在提Smarter Planet,我们在提Intelligent Energy,就是说怎么样利用信息技术,使能源的应用更加智能,更加节能,更加清洁?所以我也在这个产业集团当中做一些工作。另一块是太阳能业务,我们有太阳能生产线,也生产太阳能电池板,但主要做集成业务。还有能源化工业务,这一块主要以煤炭的清洁利用为主。另外一块是文化旅游,主要包括地产、文化事业、旅游等方面,这是整个新奥集团整体的产业情况。过去这些年整个集团的发展比较快,随之而来的就是信息化如何应对这种快速发展,满足业务需求。


  这是新奥整体的应用架构情况。主要的业务运营系统建立在SAP和金蝶EAS基础上。我们从06年开始做SAP系统,IBM提供了咨询和项目实施服务,从06年到09年,大规模实施SAP系统,覆盖到燃气业务的主要企业。09年之后就靠共享中心的业务团队,自己做SAP的实施。另一块就是金蝶的EAS系统,以财务为核心,辐射到部分业务。上面的其它一些工作,也是以SAP系统为基础,辅助一些自主开发,我们商务智能这一块用的是SAP的BW和BO,现在也在考虑HANA。门户、社交这一块主要用的是IBM的Web Sphere和Connections产品,这是一个总的概况。


  下面我重点介绍我们工作协同的发展历程。过去我们也一直在尝试做这些事情,从点上都有,04年我们基于微软的产品,做KOA系统,就是知识或智慧的OA,简称为KOA,这个平台在过去发挥了比较大的作用,把所有信息的展示,和一些内部的共享,都做在了上面,包括知识管理。从07年开始我们大规模做SAP的实施,也做流程的调整规划,后来发现其实流程协作和知识管理很关键,所以我们做了流程管控、知识管理和企业搜索。知识管理是基于Documentum的产品做的,把电子文档统一管理起来,有很好的权限控制;然后用Atonomy建了一个统一搜索,当大家需要信息的时候,就可以找到自己所要的信息。


  从2012年开始,我们在考虑,原来都是基于发布和查找的方式,有一定的局限性。如何让大家更积极主动地参加到企业业务当中,变被动为主动,是很现实的问题。这需要考虑更多的工具和方法。随着企业的发展,现在的新生代员工,他们的成长环境很多都依赖于网络,更愿意接受不同的沟通交流方式,也更愿意充分表达自己。现在新奥处于一个半垄断的行业,但随着业务的发展,我们必须向市场导向的机制转变,如何来支持内部的转变?


  包括现在国际化业务也在发展,我们在欧洲有太阳能,在美国、加拿大都有LNG业务在开展。这些海外员工,特别是一些不讲汉语的员工,我们如何跟他们沟通、协同这是比较关键的问题,包括对于角色上的支持。过去,我们的协同工作方式,只是通过发邮件、在门户上发通知、打电话等方式,能不能把这些信息变成一种更强的协作关系?传统的个人平台处理个人的工作,部门协同的时候应该怎么办?跨组织、项目式协作又该怎么办?新奥现在人员规模不算小了,当我们希望通过跨组织协作模式工作时,怎么样才能更好地协同和工作?在公司范围内,需要别人帮助的时候,怎么找到所需要的资源和人,这些都需要相应的工具来支持。


  我们在构建新的门户、社交平台的时候,希望从这几个方面进行考虑:首先是整合。刚才讲了,过去其实这些功能还是有的,只是有点散,需要员工、用户自己去找。构建新的用户社交平台时,需要要把这些东西很好的整合在一起,让大家聚焦。现在的情况不是信息量少,而是信息量太多,多到大家会失去焦点,忘记了自己该看的东西。我们就把必要的东西整合在一起,这些必须要关注,其他可以自己选择。


  其次是聚合,整合是系统,聚合是人。我们希望通过这样一个社交平台的建设,真正把员工聚合在一起,因为企业规模越来越大,各个企业都探讨文化建设这个主题,文化建设要通过什么方式?是搞一个活动,还是让大家有更多发言、交流和自我展现的空间?我们希望通过这样社交平台的建立,把人聚合在一起;把有相似兴趣、特长、爱好的人聚合在一起。既可以以工作为目标,也可以不以工作为目标,在聚合层面这是我们希望达到的。


  还有移动。其实上午大家也都谈到过这个话题。我个人认为它是未来非常重要的方向。我对这些新东西是比较保守的,但我自己必须变。原来使用老式的按键手机,习惯了不愿意换。后来大家都换了,我也换了。我要支持他们,就得首先有自己的体验。现在移动方面都非常普遍了,在企业当中一定要考虑,如何接受这个现实,把它用起来,而不是屏蔽它。为了聚合人,我们帮助大家去建立一些社区,和过去的BBS在形式上很类似,关键就是如何让大家有更好的体验,整合用户需要的东西。从移动的角度讲,既要能够把这些东西推出去,又要保障安全,因为移动终端类型太多,容易产生一些问题。万一丢了怎么办?有些信息是发送到邮件,在终端上可以访问,重点是要保证信息的安全。


  在门户方面,形式上是以行政结构为重点,从上往下的架构。作为一个产业集团,业务必须要按照这样的形式和规模,把相关的新闻、通知、相关事情按照统一的规范和要求展现出来,让大家知道在什么地方去找、去看。当然这也有不同的维度,一是从业务的维度,二是从个人维度看:只要你进入个人门户,就会把相关的东西抓给你,细节不多说了。


  社区这部分,我们在起名字时也花很长时间,征求大家的意见,最后选定了COME这个名字,其中的释义比较多,因为我们是清洁能源公司,C可以代表Clean,也可以代表Culture(文化),也可以代表Collaboration(协同),O的含义也很多,可以代表Our(我们),也可以代表One(一个),就是说我们是一个公司,不是一堆小公司。具体实践中,我们会先帮助大家建立一些相关的社区,大家也可以自己去建新的,整体社交网络的推广思路,就是通过试点到推广的方式。


  在门户上,我们可以要求,但对于社交网络,如果强行要求,最后就流于形式,以前我们有类似的教训。以前让大家写博客,结果大家都东抄一点,西抄一点,没有任何实际意义。在建设过程中,我们有很强的驱动力,特别是在清洁能源方面,我们有很多海外回来的博士,对于这方面的使用比较接受,我们希望一部分人来带动更多人,然后让全集团的人都使用起来。


  大家在这里可以看到,从培训引导,到选择活跃群体,逐步向外推广。目前为止,应用的统计数据相对还可以,大家已经越来越多地接受这种方式。其中也有一个现实的问题,主是中低层的员工活跃度比较高,领导层面活跃度比较低,这是我们后续需要改变的事情。


  我们的初衷是让它成为领导跟员工互动、沟通,相互理解的平台,再延伸到工作管理和兴趣平台。首先要让大家用起来,就得少提要求。公司的文化管理部门、一些领导、还有几个带头部门也会参与进来。通过这种沟通,发现一些员工的想法和思路。


  目前我们用它做的一些事情,包括项目协作、任务追踪、专业协同、知识分享等,以及移动方面领导的任务动态、移动审批、移动社交等工作。项目协作方面,单是围绕信息化系统,同时开展的项目协作大概有将近20个,非常多。这些项目的情况,我们可以通过专门的项目管理和周报来获得,也可以通过项目协作社区获得。在项目协作和文化上,我们会积极主动地做一些分享,这不是项目要求的,而是项目人员主动整理出来的,很有价值。


  项目协作和任务追踪过去我们一直有这样的需求,由于产业和部门比较多,就安排专人整理,用Excel表填,但下周换一个人就不知道办了。利用社区中的活动,把这些事情集中在一个地方,有权限的人可以看到,就比较清楚。


  还有一块是知识分享,形式有各种各样,我们内部也有不同的地方去做。比如,原来在文件服务器、KOA、还有Documentum系统中,都有文档共享。这些东西如何很好的串起来,是我们考虑的问题。现在我们会把一些共性的东西放在这里,把一些需要长期保留的推到Documentum,因为它的权限管理和控制会更好,而且和搜索引擎的关联更好。这一块大家可以看到Help Desk社区中,大家分享的信息。


  在移动应用方面,新奥的要求比较高,比较细。我今天来开会,我的日历上必须要有,老板每天都可以看到他关心的这些人在干什么,以及这些事情跟你绩效责任有什么关系。我们所有领导都把系统部署到手机上面,大家没有任何理由说你忘了,不去填。这是在管理上面的要求,也是我们工作管理的一部分。应用层面,我们还通过邮件审批的方式,把工作的审批推到邮件里面去,领导回复同意或者不同意,就可以处理重要的事情。社交网络的内容,我们也推送到了客户端。另外,我们还为很多现场服务,部署了移动终端上的应用,现场服务人员可以省去手工抄写,再进行录入的工作。


  综上所述,在新奥在社交网络和内部协同方面,做了一些尝试,社交网络都使用了IBM的产品。通过这些产品解决目前遇到的一些问题,还需要一个长期的过程,目前主要的出发点不是界面和技术,而是功能,首先要解决整合、聚合、移动问题,让大家没有借口,必须去做一些做的事情。总的来讲上述这些工作目前对于业务是有帮助,但将来能否达到社交商务这个层面,路还很长。目前还主要集中在内部管理等应用上,希望大家将来在这方面应用比较好的,多多交流,相互学习,相互促进,把这方面的东西使用得更好。