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蓝色光标CIO毛磊:企业如何组织员工高效在家办公
2020-02-14  来源:CIO发展中心

2020年的一场疫情,改变了大家的工作和生活,把“远程办公”推在了风口之上。家与办公室相比,无论从工作环境、人员群体相比都有较大的不同,如何在家高效办公呢?2020年2月12日,我们邀请蓝色光标集团CIO毛磊与大家分享,企业如何指导员工高效在家办公,访谈中他从如何让日常工作高效稳定运转、应对疫情IT部门工作如何开展、如何重视信息安全从而保护企业和个人利益等方面带来分享。应大家要求,我们对专访进行了整理,给大家进行分享。

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蓝色光标集团CIO毛磊

主持人:如何在家保持良好的工作状态

集团CIO毛磊:核心管理思想是培养员工的自觉性,或者说培养自驱性员工,让员工自己定目标和计划,组织提供支持和氛围,而不是监督。通过增加仪式感,让员工感觉到上班。比如:换成偏商务的服装,整理出干净的办公桌,给自己泡一杯咖啡或茶。通过手机定位打卡,每天上下班各一次,提醒自己上下班。手机打卡数据,不作为考勤数据,只是创造氛围。鼓励员工自己定工作目标,制订每日工作计划,使用日历工具安排自己的时间,登录即时沟通工具,保持“实时在线”。

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主持人:团队领导通过哪些措施让日常工作保持高效稳定运转?

集团CIO毛磊:大部分组织都是计划驱动的,常见的有周例会和周计划。周例会可以通过视频会议方式召开,关键是确保任务下达的准确性。检查执行者对于任务目标的理解是否到位,我的方法是让执行者写“待办”,抄送给领导。在这个环节,领导一定要及时检查,确保指令被准确理解。用“待办”工具,实现执行者、领导、相关人的信息共享,进度跟踪。同步沟通工具和异步沟通工具相结合。同步沟通,采用音视频;异步沟通,推荐采用群沟通,方便信息共享。推荐员工写《工作日报》,每天下班前对当天工作进行总结,对次日工作进行安排,并且分享到群里。鼓励员工之间相互查看《工作日报》,共享信息的同时自行协商解决问题。

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主持人:如何围绕“文档”充分对齐信息

集团CIO毛磊:口头沟通的结果往往需要形成文档,确保理解一致。通过在线文档实现多人共同编辑、分享,并且在文档编辑过程中增加互动,实现信息一致性,提高工作效率。对于需要多人协同完成的复杂工作,推荐负责人先写个项目计划草案,然后召开视频会议,边讨论边共同编辑项目计划。工作分解要尽量细化,每项任务就有一个负责人,由这个负责人写任务实现目标、方法、要点、计划时间等。推荐两种工具:一是企业微信里的“微文档”,操作简单,互动性强;另一是微软OFFICE365,更加专业,尤其是其中的EXCEL工具,非常强大,适合多人协作处理数据。

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主持人:应对疫情,IT部门工作如何做好保障和支持工作?

集团CIO毛磊:我确定的IT部门目标是为员工提供有温度的IT服务,为客户创造更高的价值。应对疫情,IT部门可以从三个层面做好保障和支持工作。

第一层面,辅助公司统计员工健康情况

为公司提供IT工具(手机端),方便员工填报健康情况和返回工作所在地自行隔离情况,支持管理部门进行快速、准确的统计信息,提供公司决策,上报各级政府机构。

提供高效的信息发布工具,方便员工了解公司动态和要求,稳定民心,保障部分经营活动的开展。

第二层面,做好员工在家办公的支持

员工在家办公期间,可以通过直播等方式,指导员工如何高效在家办公。提供多种方式的IT服务,解答员工的问题,包括:(1)在线客服,IT服务工程师在线回答问题,可以通过客户系统或者群沟通,必要时,通过远程桌面工具,帮助业务员工调试电脑;(2)热线电话,有条件的公司还可以上客服机器人(语音助手)。

IT工程师也都在家办公时,如何组织好IT服务,我们采取了多种方法结合:一是通过IT服务工单系统,跟踪服务流程和质量,鼓励员工的评价;二是把IT服务工程师组成群,如果工程师遇到问题,及时求助,及时沟通;三是每天跟踪服务绩效,透明展示在群里。

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第三层面,组织好IT部门员工的工作

做好基础设施的巡检和保障,可以借助工具,例如工程师远程巡检设备,通过设置阀值,及时预警,必要时轮流到公司现场值班。

对于软件开发,建议使用IT项目管理系统,对需求、开发、测试、上线等进行管理,实现IT部门自身的数字化管理。 

主持人:远程办公的情况下,信息安全不容忽视,通过哪些措施可以加强员工的信息安全意识,从而保护企业和个人利益呢?

集团CIO毛磊:要从两个角度来回答这个问题,一是员工的安全意识培养,二是自身系统的安全体系建设。

在安全意识上,账号密码是基础,帮助员工设置好记忆、高强度的密码,举例:用员工自己喜欢的诗句加上数字构成强密码,一唱雄鸡天下白,Ycxj+0212。教育员工注意共享文件的权限设置,区分公司内部和外部,哪些人有编辑权限,哪些人只有浏览权限,并对重要的电子文件进行定期备份。

在系统安全体系建设上,一般是参照等保2.0开展,很多公司做的都很好,我就不过多赘述。安全管理实践中,我的经验是抓落实,很多安全规划和设备都挺好,就是落地的过程中有太多的特例,好比城墙上千疮百孔的洞,形同虚设。

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后记:经过这次疫情,在家办公可能会成为一种常态,与现场办公并存,因为在家办公有着独特的三大优势:1、在家办公能节约员工的通勤时间,减少交通成本和办公室租金。2、很多企业业务拓展到三四线城市,招募当地人员,可以通过远程办公实现协同。3、公司利用这次危机,大力开展线上业务,将一些线下的工作放到线上,比如新品发布会等。同时,我们都期盼着疫情早日结束,恢复正常的秩序,在蓝天白云之下,高效工作,美好生活。