CIAPH 第八届医药健康行业信息化高峰论坛
CIO • 智囊团 | 疫情之下,除了企业远程办公和业务线上化,CIO们还需要做什么
2020-02-17  来源:CIO发展中心

目前,“少出门、不聚集”已成为社会共识,很多企业延迟开工,支持员工在家办公。面临突发状况,大量企业起初会出现无所适从、状态低迷的问题。企业如何在疫情期间有序开展工作?如何对分散各地的员工做好健康管理和工作管理?除了企业远程办公和业务线上化,CIO们还需要注意哪些?

本次CIO • 智囊团邀请了字节跳动企业应用部门总监石崧、欧罗巴食品有限公司信息总监宋军、北京裂帛股份副总裁&CIO王浩宇,针对以上问题,他们从各自企业实际出发,提出了切实可行的看法与见解。

互联网行业

构建一个共同的线上办公环境

石崧1.png

字节跳动企业应用部门总监石崧

疫情来势汹涌,对于大部分企业来说,如何快速响应疫情,如何在疫情期间有序开展工作,如何对分散各地的员工做好健康管理和工作管理,成为企业管理者比较大的课题和挑战。简单言之,具备远程办公能力和经验成为企业对抗疫情的重要生存能力之一。但纵观身边,远程办公依然是大部分企业的无奈和权宜之举,企业在持续观望疫情发展的同时,也在评估如何开展远程办公,如何保证远程效率?

以我们自己为例,字节跳动作为一家拥有5万员工,员工分散全球240个办公室的互联网企业,多年来一直在探索远程办公的最佳实践、并不断完善相关系统工具。因为字节本身的自驱和协作的文化,员工早就习惯在自研发的协作办公套件“飞书”上开展跨时区、跨地区的沟通和合作。在这次疫情期间,字节仅用两天时间紧急上线了“健康报备”应用,以快速收集每一位的员工健康状况、接触感染源、行程和位置等信息,做好整体防控。同时通过飞书公告,将最新疫情期间公司政策消息一键推送全员,还可自定范围对疫区同学发送特定通知快速触达。

对于外部合作伙伴公司的员工,我们也利用平台快速构建了外部租户,赋能大量合作伙伴公司也能够迅速拥有同样的能力,来对员工健康进行管理,并及时与字节跳动同步信息。同时字节在建设企业信息系统的时候,会尽可能整合外部企业的资源,并在系统层面进行打通,这次就发挥了非常高效的作用。比如在疫情期间,字节通过自己的邮局管理系统很顺利的对接仍在运营的快递公司,确保邮寄通道顺畅,支持大批量的电脑和物资邮寄。

基于字节自身的实践,我做了如下的总结,希望对即将复工的企业有些许的帮助和启示。

远程办公意味着什么?远程办公意味着共同办公物理环境的缺失。为了确保远程协作高效,企业需要给分散在各地的员工去构建一个共同的线上办公环境。从字节跳动的经验来看,在物理环境缺失的情况下,我们做了如下的构建:

构建面对面沟通,通过面对面视频会议的形式让员工可以顺畅连接和沟通;

构建同步的时间,团队成员可以共享各自的工作日历,让大家更加清楚了解各自工作安排;

构建协同创作平台,大家可以在一个文档、表格上进行异地协同,确保工作正常开展;

构建真实的办公氛围,通过构建一个模拟的线上办公室,让团队员工实现在同一个线上办公室工作,快速、轻便且保护隐私。

除了提供平台和工具,在远程办公中有哪些因素需要特别注意?

远程办公工具本身并没有提供情感功能。所以在远程办公环境下,管理者应该额外关注团队成员的情感连接,比如我们部分团队就会组织远程云K歌,我们在武汉也有同学,也会组织拍一些vlog,分享给到大家,反而利用到这个机会增进了团队之间的情感连接。

远程办公,管控结果比过程更重要。远程办公让管控过程的成本更高,因为员工全天的工作状态是处于不可视的状态下,所以部分企业也会要求员工在家办公要打开摄像头,这里我们不做褒贬评价,但在字节,我们的做法是更关注结果的管控而非过程,只要大家的工作目标对齐,过程不是最重要的。

最后一点就是,大部分公司是短期内被动选择在家办公,为了更高的效率,短期远程办公,我们也建议可以以项目为中心,类似小型的团队战役,制定清晰的团队作战策略,通过OKR工具对齐团队目标,明确项目节点和角色分工,而不是关注在建立每天的打卡制度上。

以上的远程办公实践中,很多场景是基于我们的工具实现的,非常时期,我们也是希望能够做力所能及的事情。最后衷心希望大家都能顺利度过疫情难关。

餐饮零售行业

穹顶之下 - CIO自我提升的机会

宋军1

欧罗巴食品有限公司 信息总监宋军

2003年非典疫情时,我还在制造业,离业务远些,只是从IT的角度来思考如何提供远程办公的方案。而如今我身处餐饮业,真真切切地感受到2020年新冠疫情带来的巨大影响。目前,信息化技术发展迅速,远程办公和业务线上化企业也都比较普遍,所以除了CIO传统思考的问题和工作外,CIO们还能做些什么?

我认为这是一次很好的与CEO并肩站在一起的机会,也就是说CIO需要从CEO角度思考问题,替CEO提出问题和提供解决方案。

CIO们时常抱怨不受CEO重视,常遇到预算难批、项目难立、设备难买、HC难求等情况。其实,这是立足点的问题:CIO一般在遇到上述问题时,会解释做这些事情的原因和ROI;但是站在CEO的角度,常常需要考虑IT的价值在哪里。现在,疫情让很多中小企业到了生死存亡边缘,也给中大型公司的业务产生了巨大影响,甚至倒退。CEO面临着巨大压力,需要有人能够出谋划策。此时,CIO作为公司的高层成员,一定不能往后退,要勇于站在CEO身旁,要作为左膀右臂,从而让CEO重视CIO,更重视你这个人。所以,一定要为CEO和公司着想,共度难关。

有人可能会问:CIO究竟如何为CEO提供解决方案?要对这个问题给出好的答案,就要看CIO们对自己的职业规划了,是一直做CIO,还是向CEO方向迈出一步?一般认为,CEO多数会从COO和CFO来提升,而IT人做到CIO就是触到“天花板”了,因为CIO离业务线和财务中心太远了。然而,时代在进步,技术在更新,业务发展越来越依赖信息技术,CIO们的机会来了。因此,CIO们平时就要多做准备,了解并深入业务,“偷偷”参与业务。

CIO如何为CEO出谋划策呢?在这里,我谨以近期的工作实例,来引发思考。遭遇新冠疫情,餐饮业受到重创,多家门店闭店暂停营业,营业额断崖式下滑。在影响业务的苗头刚出现时,我马上建群,把所有必要的高层和CEO都邀请进来,讨论如何应对疫情,而且抛出已经准备好的几条“开源节流”建议(注意是建议不是问题),建议包含信息技术的也包含了业务的,如销售方式重点转移到外卖平台,重点客群转移到社区消费者,提出寻求出租方降租免租。此外,在后续的几次视频会议上,我也都提出问题及方案,得到了CEO的肯定。可能有CIO会说这是业务部门的事,CIO插手不好。但是我想说,目前的形势,已经是每个员工需要面对的问题了。另外,我在提出建议前,事先已经知会了相关部门的负责人。 

另外我还从IT部门自身出发,主动和云平台厂商提出减免优惠,厂商也非常理解,将我们的服务期免费延长。 

消费品行业

为影响业务的结点提前规划解决方案

王浩宇

北京裂帛股份 副总裁兼CIO大麦-王浩宇

远程办公和业务线上化,只是用IT的手段解决了出勤的问题,除此之外CIO还应结合自己公司的业务,关联上下游结合大数据,为影响公司业务的结点规划解决方案。

在疫情的影响的,所有快消业务都会受到影响,影响的原因主要是工厂不能投产,拿服装来讲,换季了,新品也设计好了,但生产不出来,针对这点,我们可以分析已经有款的生产周期,结合生产周期给运营一个相对准确的预售周期;同时和平台沟通,是否可以开放特殊的预售方式,允许商家在国家允许返工后的多少天发货。针对仓储可以推进机器人库间作业,加快智能智造的步伐。