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财务视角下,智能化财务共享中心的建设与运营
2020-06-11  来源:CIO发展中心

本文由CIO发展中心根据前海底捞共享中心高级核算经理党梅梅在“财务共享中心的智能化之路”专题线上研讨会演讲整理

信息技术的飞速发展促进了各个行业的升级转型,同时也为工作生活带来了诸多便利。不论是寻常百姓家中的智能家居用品,还是集团化企业中的各种应用系统,依托于计算机、互联网、5G等现代化技术,昔日遥不可及的梦想已经成为现实。对于集团化企业来说,财务部门作为企业数据中枢,如何应用现代科技助推财务升级迭代,提升工作效率,降低成本,引发了行业相关的人员的不断探索。因此,“财务共享智能化”一度成为热点话题。

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党梅梅 前海底捞 共享中心高级核算经理

何为智能?党梅梅认为智能是一种学习、解释、解决问题的能力;人工智能作为智能的一种,是脱离生命体的智能,是人类智能的体外延伸;通用人类的智能(AI技术等)不断学习、积累本领、进化成长,能够面向不同的情境,解释、解决普遍性的智力问题。

智能时代的AI新技术主要是认知层面的计算机视觉、知识图谱、生物识别和感知层面的人机交互、机器学习。这些技术对财务领域的影响非常广泛。具体来说,普遍应用的是人脸识别、OCR、RPA、知识图谱、芯片传感等新技术。依托于这些新技术,企业可以在财务领域的单据识别、单据审核、会计核算、数据挖掘、档案管理、数据分析、风险管控嵌入并产生重要影响。 

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本次内容分享是基于已经建立了财务共享中心的企业,如何在现有基础上,利用新技术优化流程,提升效率。从员工交单到档案管理的流程中,党梅梅详细分享在填单、审单、归档三个重要环节的企业财务共享智能化的实战经验。

一、智能填单

企业建立财务共享中心的初衷是降低成本,提升效率。在提升效率方面,智能填单便是一个例子。实行智能填单,首先要完成单据的提交,或者单据影像的上传。提交完一系列单据以后,通过填单规则的转换,结合企业内部共享报账平台的表单配置,便可自动生成员工所需要的报账单。其中填单规则的转换将用到OCR和OFD的发票识别技术。目前市场比较常见的是OCR识别技术,但在识别率上无法达到100%。 

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填单仅仅基于票面信息生成报账单,是远远不够的。企业在管理过程中往往会把管理要素、管理数据前移至报账单的前端,这些业务数据由填单人填写完成,方便财务后续做分析。这种情况下,如果仅依靠票面信息,没有办法生成报账单,这就需要AI业务识别的介入,比如说计算机知识图谱学习等等,它会通过分析票面的内容、提单人的行为,针对员工提交一些附件,比方说合同信息。然后再根据这些分析,通过建模的方式来生成报账单,保证信息的准确性。

业内很多报账产品需要审批流与业务类别挂钩,填单量大而且容易出错。对于这种情况,可通过财务机器人进行海量学习、建模和分析提单人的行为习惯,帮助提单人正确填单。在无形中提升了员工的满意度,同时也降低了提单人在填单层面的操作难度。 

二、自动审单

作为企业业务领导,往往需要判断业务的真实性情况。在单据审核上,主要体现在财务自动审单环节。

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通过审单规则的梳理植入,不同的报账单采用不同的审核细则,结合企业员工的信用管理,可以对单据进行自动审核。在审单时,审核规则相对固定,财务机器人可通过海量的学习和建模,再依据审核会计的规则要求,模拟人的操作来进行自动审单。提单、审单的过程中,首先由机器人进行24小时审核,如果机器审核不通过,将退回任务池。这时再由审核会计人工提取进行再次审单。

审单过程中,还有一些短平快的手法,不需要建模和学习,而是用海量的数据支撑机器人学习记忆。可通过RPA与系统内嵌的一些规则自动实现审单,实施周期将会大大缩短,成本也会降低,利于企业快速推广的实现。对于智能审单环节,长远来看,企业需要建模,利用AI智能学习海量数据;从短平快角度来看,企业还可以通过RPA实现自动审单。 

三、智能档案管理和运营管理

传统的归档工作既不具备技术含量,又费时费力。第一大工作量是需要把所有纸质单据全部扫描入账完成后,生成凭证。相关附件和凭证需要与凭证号去匹配,流程繁琐;第二大工作量是需要按照凭证号顺号整理装订后,上架保管。在这种背景下,智能档案管理应运而生,例如说智能收单柜。

在实际操作中,智能收单柜可分为电子流与实物流两条线,电子流是电子档案系统的数据流转过程。智能收单柜与报账系统、电子影像、电子档案等系统进行集成,员工在提交单据的时候,通过人脸识别便可自动获取员工需要提交哪个报账单的附件。而且在智能收单柜里,会设置很多不同的仓位,通过机械臂控制系统,形成票据的中转仓。在收单完成后,通过收单柜完成OCR识别、扫描等工作,把单据通过中转和整合移动到中转仓。等到全部入账生成凭证号以后,再全部移动到智能档案柜中进行智能的管理。在整个过程中,单据无需取出,并且还可以通过芯片定位,快速找到实物单据的物理位置。这完全颠覆了传统的档案管理的模式。

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运营管理作为共享中心的中枢神经,共享中心的工作成效与运营管理体系搭建的是否合理有很大关系。运营管理的职能覆盖了流程优化、系统支撑、客服、绩效考核等等。通过智能技术为运营管理助力,可以从以下四种方式入手:

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智能搜索引擎:在财务报销方面,企业内员工经常会遇到各种问题。企业可以在报账系统或者其他系统上嵌套智能搜索引擎,为员工提供报销制度、财务政策,甚至管理制度等问题的解答,为员工提供快速解决办法。

智能推送功能:在财务系统中设置大量埋点,通过员工的报账行为、财务行为,以及经常搜索的内容,提供精准推送的服务。例如,经常搜索业务招待费报销问题的员工、经常大量提交业务招待费相关单据的员工,通过系统的埋点和计算分析,可以定向给员工推送业务招待费相关的政策变更点,实现精准的信息投放。

定制化系统门户:定制共享平台或报账平台的首页,能够实现针对不同层级的员工,根据他们关注的不同方向,定向展示他们高度关注的信息。例如关注差旅费情况的领导,可以在首页定向展示本部门差旅费的情况。

智能客服:通过语音识别、自助语音机器人将会回答用户的相关问题。当人工客服无法及时接听,语音机器人将提供咨询服务。同时,员工可以进行人机交互,快速解决相关问题。

除了共享中心,企业的其他业务也可向外延伸推广,同外部的平台做智能化的集成。例如,业务活动较多的企业可以与外部餐饮娱乐平台进行集成,实现统一结算;出差较多的公司可以与商旅平台进行集成等等。内外部采购系统也可以与供应商集成,既降低了虚假报销的风险,同时也减少了员工的资金滞压。以上集成方式在海底捞均有实现,最重要的是它能够减少提单量,大大提升了工作效率。

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写在最后:智能时代的到来,对财务的影响远不止于此。流程自动化将打破业务壁垒,前端业务系统做得好,后端财务的工作量才会逐步降低,效率大大提升。各项技术的创新发展将在工作模式上为远程办公提供技术支撑,打破时间、空间的限制。智能科技于财务领域的广泛应用,将助力企业实现自上而下的业财一体化管理。