探索中国CIO人才现状 | 第三季调研报告
构建数字化企业之专家访谈系列(四):高效协同是推动企业发展的有效保障
2021-08-23  来源:CIO发展中心

随着经济的发展和国内外局势的变化,企业的发展面临着越来越多的不确定性,一切事物都处于快速的动态变化当中,而海量信息的碰撞也对企业内各部门之间的配合提出了更高的要求,因此高效协同备受大家关注。客观来说,在新的发展阶段实现高效协同的难度在不断增加,原因在于原本简单的供需关系,如今转变成了相互依存、共同发展的“命运共同体”;而且协同的范畴也在不断扩张,以前组织内部的、单一场景的协同,可能发展为跨区域、跨领域、更多维度、更深层次的协同。虽然面临重重挑战,但是在数字时代,无疑技术的发展为协同创新提供了更多可能。如果能够加速渗透技术与协同的深度融合,可为企业带来更多新的发展机遇。

针对企业协同的相关话题,CIO发展中心特别约访金杜律师事务所CIO曹光正,详细解读了处于律师行业领先地位的金杜律师事务所高效协同的实战经验,供大家参考。

曹光正.jpg

曹光正 金杜律师事务所CIO

多点发力助推企业高效协同

金杜律师事务所(以下简称“金杜”)成立于1993年,是中国司法部最早批准设立的合伙制律师事务所之一。在中国,金杜拥有440多名合伙人和1800多名律师,办公室分布于北京、上海、深圳、广州、三亚、杭州、苏州、南京、青岛、济南、成都、海口、重庆和香港14个重要商业中心城市。金杜在全球的法律服务网络覆盖新加坡、日本、美国、澳大利亚、英国、德国、西班牙、意大利、比利时等国家和地区,共有29个办公室和2800多名律师,总人数超过5300人,是一家能同时提供中国法、英国法、美国法、澳大利亚法、德国法、意大利法及欧盟法律服务的全球性律师事务所。金杜在不断发展过程中,历年获得众多国内外国际权威法律评级机构、媒体和行业机构的认可和荣誉奖项及领先排名,包括获得“亚太地区最具创新力律所”、“亚太律所品牌索引第1位”、“年度亚太最佳律师事务所”、“年度最佳中国律师事务所”等荣誉。

作为一家总部设在亚洲,开展全球化法律专业服务的律师事务所,金杜对于业务的高效协同有更高的要求。律师工作本来就高度紧张,时效性也非常强,如不能保证跨区域的高效协同,那么很难满足全球化客户对法律专业服务的要求,也很难做到语言、地域以及法律种类的业务覆盖。为此,金杜在基础设施、在线会议、案件项目协作管理、案件文档协同管理四个主要方面不断进行投资和优化整合。

首先,在基础设施层面,需要建立覆盖全球的网络,以保证内部员工在任何地区的接入都是方便灵活的。为此,金杜在2019年对全球各地区办公室的网络进行了全面升级和优化,并保证所有律师都可以使用当地网络接入,无论其是来自于哪个地区的律师,例如中国律师到欧洲,就从欧洲的接入点进入金杜全球网络。另外,很多律师对于技术并不了解,所以,金杜让每个律师最大限度地减少技术对应工作的干扰,采用无感VPN接入模式。律师只要看到电脑下方的一个地球图标从灰色变成深绿色就表明已经链接成功,期间不需要用户输入任何信息,减少了律师进一步的参与和干预,所有工作都是在后台通过网络来进行识别和安全处理的,整体提升了内部员工的体验。

其次,在虚拟会议组织与管理层面,金杜可谓与时俱进。在传统的电话会议方面,一直和国内领先的知名服务商合作,提供电话会议系统,满足律师7x24小时的会议需要。同时,于2019年上半年,在全所推广使用用户友好度非常高的线上会议平台,使得合伙人、律师、客户可以非常方便地参与各种线上会议,特别是进行国际会议也能提供高质量的图像和稳定的视频音频效果。2020年,受疫情影响,国家也鼓励企业在家办公,金杜因势利导使得虚拟会议的形式越来越受欢迎,律师和客户的接受度也不断提高,为此,金杜也在2020年引入国内两家流量最大的知名会议平台。2021年上半年,金杜考虑到全球业务与内部协作的需要,开始推广和部署国际知名服务商协作平台。目前,在金杜内部多种虚拟会议系统和形式,满足了客户和业务的多样化要求,同时充分保证了沟通的有效性和及时性。

还有,在案件项目协作管理方面,金杜既有内部的案件项目协作平台,又有外部的案件项目协作应用。目前来看,金杜通过企业微信使得律师团队可以比较快速地形成相应的项目团队和业务协作组。除此之外,金杜还打造了自己的金杜云盘系统,用于对案件信息和案件文件进行内外协调和交换管理。由于律师行业的特殊性,市场上普通云盘的安全级别不足以支撑律师行业对于案件文件管理的需要,所以金杜有针对性的加强了自身的金杜云盘系统的安全性建设,以保证案件文件交换的安全性和及时性。

最后,在案件文档协同管理方面,针对律所中的案件文档有合规、存储期限、版本、有效性等方面的行业特定和监管要求,金杜内部也建立了自身的案件文档管理的规范和标准,所有律师都要严格执行。金杜将文档管理、协作的工具架构在一个特定的行业广泛使用的文档管理系统上,不论是进行在线编辑,还是输出文档都能够高效完成。 

协同中的体验感与仪式感

从企业协同的发展来看,很多协同沟通的功能与应用通过不断涌现的新技术呈现逐渐融合的趋势。例如过往的短信沟通已经变为微信沟通,电话会议变成了在线会议……但是想要实现高效协同,我们发现很多工具都会融合加入即时通信技术,也就是说,我们需要知道对方是否在线,信息是否送达,信息是否被阅读,等等。这样能够使信息交互双方及时了解到信息传递的状态,从而保证信息传递的及时性和高效性,提升沟通的效果。

另外,随着通讯和视频技术的发展,正式的沟通与协作中,最好让沟通交流的参与者可以听到声音、看到图像,而声音和图像已经逐步演化为更真实的现场感声音和视频图像。受到疫情影响,传统的工作模式逐步在转变,面对面的沟通交流变得可望不可及,所以通过数字化手段,让互动双方有现场感和仪式感,就显得尤为重要。目前,我们了解到微软和谷歌都在通过技术尝试将三维图像推送到用户面前,提供如剧场模式和虚拟现实的方式给需要远程沟通与协作的业务场景,我们相信这些都是积极的探索,并且在不远的将来可以惠及大众。

最后,需要强调的是,企业内部的深层次协同特别需要企业文化的支持。作为专业法律知识服务提供者,当客户有新的法律需求的时候,我们可以如何在2000多位内部律师中快速定位谁才是客户最需要的法律专家?特别需要我们建立一套内部专业人才评估和知识沉淀管理的共享平台,将每个人的特长和优势都可以通过分析过往的案件呈现在统一的内部平台上。组织中的任何人如果遇到任何业务机会,任何客户新的需求,任何新的法律问题,都能够及时找到并请教内部的专家,使得组织内部可以形成良性的互动。此外,如果希望建立内部的知识管理平台,也可以通过制订相应的奖励机制,鼓励企业内部的每个人将自己擅长领域的知识分享给大家。通过打造这类知识平台,能够促进企业内的员工在该平台实现不同组织的沟通协作,逐步建立起协作的企业文化。 

业务需求是技术选择的出发点

在企业中,不同部门的工作习惯也不相同,所以对于IT部门来说,在推动一体化和标准化协作平台与工具的同时。确实有必要根据业务特定和用户需求提供多样化的协同工具。另外,善于利用时机,可以使得技术和工具的推广与应用事半功倍,比如利用疫情的影响,企业推行在家办公,使得线上会议和线上会议工具变成了一种必需品。以金杜来说,线上会议工具虽然已经在2019年都已经准备好,并开始推广使用,但是真正广泛利用的时间节点却是在2020年以后。这是因为疫情期间大家都无法见面,通过线上会议工具能够与客户和同事进行在线交流。在这样的特定场景下,为了能够实现有效的协作,很多以前不被重视的技术也被广泛应用起来,所以技术的好坏不应该从技术的本身去评判,而是应该将它置入到具体的情境和场景中。当然从上面的案例中能够看出,快速应用某个技术的前提是在特殊情况出现之前,该技术已经配备了。否则等到问题出现再建立,在一些特殊的压力下,可能走形或者变样。因此身为企业中的最懂技术的部门,一定要对于技术的发展有前瞻性的判断,这样才能保证有备无患。

客观来说,并不存在一项新技术在推出后,可以立刻得到大家的广泛认可。所有的新工具、新应用、新IT项目都会改变用户的现有习惯,所以用户需要投入大量的时间成本用于适应和学习,来改变现有的工作方式。这一点在非技术性组织里表现的尤为突出,当大家对于一条路径产生依赖后,进行变革是非常困难的。因此IT部门需要对新技术进行判断,明确该技术的价值,并将已经验证的新技术采用更加合理的方式推广,以此来助力企业的发展。

就目前来看,在企业协同领域并没有非常新的技术,更多的技术是在演进的过程中,例如基于互联网的文档协同编辑就非常火热,通过有效的沟通、协作、让文档编辑和文件成型更加高效,这是一种新的模式。任何一种新的技术,都必须找到实际的应用场景,并且能够成功地改变用户的使用习惯,这样才可以落地。在技术领域,当下对于高效协同来说关键在于怎样把一项技术运用到实际的业务中,解决业务上的痛点和问题。 

系统选型需要紧随大趋势

单纯从协同的组织需求来看,有很多可以选择的工具,这些工具与企业的业务标准、技术标准是相关联的。在律师行业中,对于案件管理和文件管理有非常标准和成熟的软件。站在企业的角度,选择了某些技术和平台后,更重要的是应用,想要实现高效协同,企业要紧跟当下的发展趋势。

怎样可以称作跟上趋势?举例来说,金杜在2019年进行线上会议系统选型时,是因为当时在开展业务的时候,需要与全球其他地区进行跨地域沟通,这就需要一款稳定可靠的会议平台,结合金杜对会议图像和视频的要求,以及当时市场条件,从企业的实际业务出发,金杜最终选了一款适合的线上系统平台。换言之,如果现有产品能够满足企业的业务需求,那么没必要尝试新产品,如果现有平台和技术无法解决问题,则需要选择一款更好的产品,来支撑业务更好地发展。

对于一些规模较小,成本有限的公司来说,选择互联网化的协作平台更佳。而且当下的企业微信、钉钉、飞书等平台对于中小型企业来说是非常友好的。在企业并没有形成内部协同沟通机制的情况下,选择开源的互联网协作平台,首先成本较低,部署较快;其次大家很容易在新的平台之上形成固定的沟通和协调的标准机制,这对于内部协作效率的提升具有非常大的帮助。 

保障数据安全是协同基础要求

谈到协同,就一定会涉及到信息的传递与共享,那么数据传输过程与存储的安全问题就不容忽视。保障数据安全不仅是一个技术问题,更是一个意识问题。否则不论采用何种技术,都有可能出现安全隐患。安全意识非常重要,如果仅凭从技术上进行限制,那么将会付出巨大的成本,不但包含技术本身的成本,还有使用成本,员工在使用时可能受到各种限制而无法正常开展业务。安全的建设更多的时候要保证一种平衡的状态。